Проведение инвентаризации в аптеке приказ

Группа компаний Аудитэкоконс

Проведение инвентаризации в аптеке приказ

Для того чтобы провести инвeнтаризацию, приказом руководителя назначается действующая на постоянной основе инвентaризационная кoмиссия. Также могут быть созданы рабочие инвeнтаризационные комиcсии для пpоведения внеплановых и частичных инвентаpизаций, или же, если объем работы слишком большой.

Комиccия состоит из представителей администрации — председатель инвентapизационной кoмиcсии, работники бухгалтерии, экономисты и другие специалисты.

Инвентаpизационные комиccии отвечают за соблюдение порядка при инвeнтаризации, за ее своевременность, за точность внесения в описи данных о фактических остатках проверяемого имущества или расчетов, за правильность указания в описи наименований и отличительных признаков товарно-материальных цeнностей (лекарственная форма, объем, вес, концентрация, дозировка, количество доз в упаковке и т.д.), за правильность и своевременность оформления материалов инвентаризaции.

Проверка имущества осуществляется лишь при материально-ответственных лицах. При проверке тщательно перечитывается количество товарно-материальных ценнoстей, а также определяется их стоимость и проверяется правильность их оценки.

В результате проверки можно узнать точную балансовую стоимость имущества. Прoведение инвентaризации в aптеке – более долгий и трудоемкий процесс, так как объем товара очень велик.

Инвeнтаризация всегда начинается с распоряжения от руководителя, где указывается дата и номер распоряжения, а также председатель и полный состав кoмиccии вместе с должностями и фамилиями, в распоряжении указываются сроки и место пpoведения инвентаpизации, а также, что именно подлежит ей. Данное распоряжение регистрируется в книге контроля за выполнением приказов о провeдении инвентаризaций. Председателю кoмисcии выдается контрольный пломбир.

Прежде чем проводить проверку, комиccия должна провести некоторые мероприятия:

  • опломбировать места хранения материальных цeннoстей, имеющие отдельные входы (выходы);
  • проверить исправность весо-измерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения (поверки);
  • получить отчеты материально-ответственных лиц о движении материальных ценнoстей и денежных средств (все приходные и расходные документы, приложенные к отчетам визируются председателем с указанием «До инвeнтаpизации на (дата)», заверенным его подписью, что служит основанием для определения в бухгалтерии остатков материальных цeнностей по учетным данным к началу инвeнтаpизации).

Материально-ответственные люди в инвeнтаризационной описи оформляют подписку №1 о том, что к началу инвентаpизации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию и все ценноcти, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Все товарно-материальные цeнности должны быть сгруппированы по наименованиям, сериям, формам выпуска, ценам. При плановых проверках товарно-материальные ценнoсти подготавливаются заблаговременно, а при внезапных – в присутствии инвeнтаризационной кoмиссии.

В инвентаpизационные описи вносятся данные о материальных ценнocтях, полученные в результате подсчета, взвешивания и обмера.

В описи запрещено вносить данные о материальных цeнностях без проверки их фактического наличия.

Количество материальных цeннocтей может определяться на основании маркировки на упаковке, хранящейся у поставщика, или на основании его документов. Но все это при обязательной выборочной проверке содержимого данной упаковки.

У материальных ценнoстей есть порядок расположения в помещении, и инвентapизация должна проводиться в том же порядке. После проверки ценноcтей помещение опломбировывается, а комиcсия переходит в следующее помещение.

Если инвентaризация занимает больше одного дня, то помещение с материальными ценнocтями должно быть опечатано при уходе инвeнтapизационной комисcии.

проведение инвентаризации аптеке проведение инвентаризации аптеке проведение инвентаризации аптеке проведение инвентаризации аптеке проведение инвентаризации аптеке проведение инвентаризации аптеке проведение инвентаризации аптеке проведение инвентаризации аптеке проведение инвентаризации аптеке проведение инвентаризации аптеке проведение инвентаризации аптека проведение инвентаризации аптека проведение инвентаризации аптека валпор ышгнва лфоывр фгныев хмзщи ыщвшаг цушщегб ялочитг зщыгваьт вапор ышгва лфовр фгнев хмщи ыщваг цушегб ялорчитг зщыогваьт

проведение инвентаризации аптеке

Источник: https://aeko.ru/inventarizaciya/publikaciya/inventarizaciya-v-apteke/

Технологический процесс

Проведение инвентаризации в аптеке приказ

  МАП

Предварительно см.: Инвентаризация в «М-АПТЕКА плюс». Общие положения.

Для выполнения инвентаризации используется функционал, расположенный по адресу: Учёт товарных запасов → Инвентаризация → Ведомость инвентаризации.

Первоначально открывается экранная форма Список проведенных инвентаризаций:

Список проведённых инвентаризаций

В окне Список проведённых инвентаризаций можно выполнять следующие действия:

  • — создать новую полную инвентаризационную ведомость (начать новую инвентаризацию по всем остаткам). См. Создание инвентаризационной ведомости.
  • — изменить ранее созданную инвентаризацию, также можно нажать клавишу [Enter] или сделать двойной щелчок левой клавишей мыши на строке.
  • — создать новую частичную инвентаризационную ведомость (начать новую инвентаризацию по выбранному товару или по выбранным спецгруппам товара). См. Создание инвентаризационной ведомости.
  • — слить несколько отдельных частичных инвентаризационных ведомостей в одну общую, частичные инвентаризации уже должны быть выполнены.
  • — загрузить данные инвентаризации с мобильного сканера. См. Проведение инвентаризации с использованием мобильного сканера.
  • — экспортировать в файл данные инвентаризации. Экспорт выполняется в соответствии с типом, заданным в настройке Тип экспорта для экспорта данных из инвентаризации в файл [TypeExp]. См. Настройки для инвентаризации.
  • — импортировать данные инвентаризации из файла. Экспорт выполняется в соответствии с типом, заданным в настройке Тип импорта для закачки данных из файла [TypeImp]. См. Настройки для инвентаризации.
  • — просмотреть ошибки загрузки данных из мобильного сканера (имеет смысл только для загруженных инвентаризаций, полученных с помощью мобильного сканера). См. Проведение инвентаризации с использованием мобильного сканера.
  • — удалить инвентаризацию.ВниманиеПри этом будут удалены и все созданные по инвентаризации документы.
  • — фильтр на список инвентаризаций: установить или снять фильтр, показать или скрыть в списке удалённые инвентаризации. Процесс установки и работы фильтра см. Работа с прайс-листами.
  • — создать корректирующие документы по выполненной инвентаризации.
  • — обновить список инвентаризаций. Полезно при многопользовательской работе с несколькими ведомостями.
  • — печать списка инвентаризаций.
  • — показать список частичных ведомостей, вошедших в данную ведомость. Имеет смысл только для инвентаризаций, полученных путём слияния из нескольких.
  • — выйти из формы (завершить работу с инвентаризациями).

Как выполняется инвентаризация в программе

Инвентаризация может выполняться как одним сотрудником (однопользовательская работа), так и несколькими сотрудниками (многопользовательская работа). При многопользовательской работе инвентаризируемые товары заранее делятся между сотрудниками, можно делить товар различным образом: по номенклатуре или по спецгруппам, причём возможны два варианта:

  • Все сотрудники работают с одной и той же инвентаризационной ведомостью. Первый сотрудник создаёт ведомость и продолжает в ней работать, остальные открывают ведомость на редактирование.
  • Создаётся несколько ведомостей (обычно по одной на сотрудника). После того, как все сотрудники закончили процедуру внесения данных, заполненные ведомости «сливаются» в одну общую ведомость.

Процесс проведения инвентаризации состоит из нескольких этапов:

  1. Формирование инвентаризационной ведомости. Для формирования ведомости имеется несколько вариантов:

    • Создать полную (по всем остаткам) ведомость товаров – кнопка (Создать новую).
    • Создать частичную ведомость, распространяющуюся только на:
      • Выбранный товар;
      • Товар, относящийся только к выбранным спецгруппам;
      • Товар, выбранный среди товаров, относящихся к выбранным спецгруппам.

      В трёх выше перечисленных случаях нажимается кнопка (Частичная инвентаризация).

      Для создания новой инвентаризационной ведомости (полной или частичной) открывается форма Инвентаризация. Процесс создания ведомости см. Создание инвентаризационной ведомости.

    • Если нужно, можно загрузить данные инвентаризации с мобильного сканера с помощью кнопки (Загрузка данных с мобильного сканера). См. Проведение инвентаризации с использованием мобильного сканера.

  2. Подсчёт товара в наличии и внесение в ведомость реальных остатков.

    2.1. Выбирается режим (Корректировка или Накопление).

    2.2. Подсчитывается или сканируется товар.

    2.3. Если товар подсчитывался, то результаты вводятся в компьютер. Подробнее описание процесса см. Подсчёт товара в наличии и внесение в ведомость реальных остатков.

    • Слияние нескольких частичных ведомостей в одну общую. Выполняется при необходимости – если инвентаризация выполнялась в многопользовательском режиме с отдельными ведомостями.

    2.4. В списке проведённых инвентаризаций необходимо отметить клавишей [Insert] раздельные инвентаризации созданные операторами и нажать кнопку (Слияние нескольких инвентаризаций).

    2.5. В результате будет создана итоговая инвентаризационная ведомость как сумма отмеченных ведомостей. Эта ведомость будет отмечена «звёздочкой» в колонке Св (самой первой).

    Примечание

    В качестве остатка по каждой позиции будет указан остаток, взятый из первой попавшей в слияние инвентаризации.

    Если остатки в сливаемых ведомостях по одной и той же позиции различны, и реальное количество в этих ведомостях не нулевое (то есть один и тот же товар имеется в нескольких частичных ведомостях), то слияние таких инвентаризаций не выполняется (запрещено).

    • При необходимости можно выполнить экспорт данных инвентаризации в файл с помощью кнопки (Экспорт данных в файл) или импорт данных из файла по кнопке (Импорт данных из файла). Экспорт и импорт используются для передачи данных между подразделениями. Подробности см. Экспорт-импорт данных инвентаризации.
  3. Создание документов на излишки и недостачу.

    3.1. По окончании работы с инвентаризационной ведомостью, необходимо установить курсор на инвентаризацию в списке и нажать кнопку (Создать документы).

    3.2. По выполнении этой процедуры будут созданы документы за дату проведения инвентаризации типов Расход по инвентаризации и Приход по инвентаризации соответственно. Эти документы будут находиться в реестре документов со статусом не зарегистрировано, при необходимости их можно распечатать.

    Внимание

    Возобновление продаж товаров возможно только после регистрации документов.

    Примечания

    Если инвентаризация проводилась несколькими сотрудниками с отдельными частичными ведомостями, то документы следует создавать на основе сводной ведомости.

    При создании документов будет учитываться значение максимального количества строк в документе, указанное в описании типа документа, расположенного по адресу: Конструктор → Настройка документов → Таблицы документов:

    • Если количество создаваемых строк будет превышать указанное в настройке, то будет создано несколько документов.
    • Если в момент создания документов возникнут ошибки, либо создание документов будет прервано, то в списке инвентаризаций такие строки будут выделены красным цветом.
  4. При необходимости можно по окончании работ создать Отчёт «Акт инвентаризации товаров» (См. Остатки товара для инвентаризации).

Источник: http://www.m-apteka.com/map/2_29/inventarizaciya/tehnologicheskiy_process/

Инвентаризация в аптеке: порядок проведения, документы, состав инвентаризационной комиссии

Проведение инвентаризации в аптеке приказ

Инвентаризация — это проверка наличия запасов фирмы на определённую дату путём сравнения фактических данных с балансовой информацией. Это основной способ контроля за имущественными ценностями. Детальнее о том, как осуществляется и оформляется инвентаризация в аптеке, читайте далее.

Законодательство

Следующие нормативные документы регламентируют порядок проведения инвентаризации в аптеке:

  • Приказ Минфина №49 «Указания по проведению инвентаризации»;
  • гл. 25 НК РФ;
  • ФЗ № 129 «О БУ»;
  • нормативные документы госвласти, осуществляющей внутренний контроль;
  • приказы руководства организации.

Сроки

Инвентаризация помогает отслеживать движение средств и определять стоимость имущества. В законодательстве четко не прописаны условия и частота проведения сверки. Эти данные должны фиксироваться в учетной политике предприятия. Количество проверок за год, их даты, перечень имущества также определяется руководством фирмы.

В ФЗ № 129 прописаны ситуации, в которых обязательно проводится инвентаризация в аптеке:

  • при передаче активов в аренду, их выкупе или продаже;
  • ежегодно перед составлением отчетности;
  • при смене лиц, несущих материальную ответственность;
  • при выявлении фактов хищения имущества;
  • в случае наступления стихийного бедствия или чрезвычайной ситуации;
  • при реорганизации или ликвидации организации и т. д.

Подготовка

Перед началом проверки нужно сформировать комиссию. Обычно в нее входит сотрудник бухгалтерии, представитель администрации и специалист, который хорошо знаком с ведением дел. Также привлекается материально ответственное лицо для нахождения имущества «по факту». Состав комиссии, сроки проверки утверждает руководитель предприятия специальным приказом.

После его подписания комиссия приступает к подготовительным мероприятиям. В первую очередь проверяется аптечный склад на предмет наличия пожарной сигнализации, условий хранения МПЗ (наличие сейфов, специальных емкостей).

Места хранения МЗП должны быть оснащены измерительными приборами. Над вывозом товаров с территории организации должен осуществляться контроль. Входы и выходы в помещение, в котором хранятся МЗП, пломбируются.

Также комиссия проверяет, заключен ли с кладовщиком трудовой и договор материальной ответственности.

Проведение инвентаризации в аптеке

Перед подсчётом фактических остатков фиксируются все приходно-кассовые ордера, накладные от поставщиков. После этого комиссии выдается бланк инвентаризационной описи. Это список имеющихся ценностей, представленный в алфавитном порядке.

В нем перечислены все имеющиеся у организации МЗП, их количество и качество. По этим данным и осуществляется проверка наличия МЗП. Имущество, которое не представлено в списке, относится к излишкам.

Порядок их выявления и учета будет описан детальнее далее.

Инвентаризация в аптеке может осуществляться одним из таких способов: по остаткам, с использованием оборудования, ручным заполнением списка.

В первом случае осуществляется проверка фактически имеющегося товара с ценностями, перечисленными в акте. Все выявленные расхождения фиксируются и корректируются в описи. Данный способ сверки занимает очень много времени.

В ходе ежедневной работы, особенно если в аптеке высокая проходимость, вероятность положить препарат не в тот ящик или оставить рядом с кассой увеличивается. При приеме товара часть препаратов можно заставить более востребованными лекарствами. Пересчитывать всю партию в поисках недостающей позиции очень тяжело.

Поэтому в ходе таких проверок часто выявляется недостача, которой по факту нет. Приходится заново собирать комиссию и проводить повторную сверку.

Проще всего инвентаризация в аптеке осуществляется при помощи оборудования, которое сканирует товары в местах их хранения, данные с терминала переносит на компьютер и автоматически формирует листы описи. Полученная информация сверяется с бухгалтерскими данными. Все расхождения фиксируются в описи.

Аналогичный метод обработки данных предусматривает и третий метод. Разница заключается в том, что сотрудникам нужно самим все товары поднести к сканеру и обработать. Этот процесс занимает много времени. Но существует способ рациональной организации времени.

Комиссию нужно разделить на группы по два человека. Проводить поверку нужно с разных концов аптеки, двигаясь навстречу друг другу. Один человек будет «подающим» («считающим), а другой – «сканирующим» («записывающим»). Первый открывает ящик и передает все препараты напарнику, который их сканирует и перекладывает в отдельную коробку.

После того как опись одного ящика или полки завершена, нужно поставить на нее коробку с медикаментами и двигаться к следующей полке. По завершении проверки следует просто расставить препараты в нужном порядке. При таком способе инвентаризации будут учтены все товары, которые лежат не на своем месте.

Компьютер сам просчитает их количество и выдаст итоговый результат.

Оформление результатов

По завершении проверки формируется акт инвентаризации. В нем представлена выявленная недостача и пересорт. Отдельно формируется промежуточный товарный отчет. Его подписывает председатель инвентаризационной комиссии и все участники проверки.

Учет излишков

Иногда по результатам проверки выявляется имущество, не отраженное в балансе. В такой ситуации комиссии нужно установить причины его возникновения.

В балансе излишки приходуются по рыночной цене на дату осуществления проверки проводкой ДТ10 КТ91. При дальнейшем использовании эти излишки признаются расходами от обычных видов деятельности. В НУ их стоимость относится к внереализационным доходам.

В случае дальнейшего использования списывается на расходы при расчете налога на прибыль.

Если руководство приняло решение выявленные МЗП продать, то учет расходов по таким операциям будет проходить в другом порядке. Доходы от реализации выявленных излишков должны быть уменьшены на цену их приобретения.

Такая информация по излишкам отсутствует. Способы ее расчета законодательно не прописаны.

Поэтому доход от реализации такой продукции корректировке не подлежит, поскольку расходы на ее изготовление при инвентаризации не учитывались.

Правила инвентаризации

Сверка остатков в аптеке отличается от обычной инвентаризации. Проводить проверку комиссия может только в полном составе. Отсутствие даже одного из ее членов может служить основанием для опротестования результатов. В ходе инвентаризации нужно уделить особое внимание таким моментам:

  • Препараты, которые подлежат количественному учету, учитываются по видам, фасовкам, наименованиям, формам и дозировкам. В инвентаризационный акт они заносятся по группам.
  • Ответственность за хищение средств лежит на заведующем склада, если комиссия может доказать его вину. Сотрудник должен уплатить штраф в стократном размере причиненного юридическому лицу ущерба.
  • При сверке ядовитых средств составляется отдельный бланк инвентаризационной описи. В случае выявления отклонений выше утвержденных норм управляющий должен за три дня известить об этом вышестоящую организацию.

Учет недостач в БУ

Суммы недостач не могут перекрываться излишками. Они списываются в пределах установленных норм по приказу руководителя. Нормы списания к заводским препаратам не применяются.

К естественной убыли нельзя отнести потери препаратов:

  • при хранении, транспортировке, в связи с нарушением условий и правил технической эксплуатации;
  • при ремонте или транспортировке оборудования;
  • при складских операциях, авариях, чрезвычайных обстоятельствах;
  • технологические потери.

В БУ недостача относится к издержкам обращения и отражается проводками:

ДТ94 КТ10 – запись делается на основании акта об инвентаризации;

ДТ20(44) КТ94 — запись делается на основании справки расчета.

В НУ потери в пределах норм убыли относятся к материальным расходам. Сами нормы указаны в таких Приказах Минздрава: № 1689 (2007 г.), № 375 (1996 г.), № 284 (2001 г.), № 2 (2007 г.).

Если ГОРЗДРАВ аптека выявит недостачи сверх норм, то суммы затрат списываются на виновных лиц такими проводками:

  • ДТ94 КТ10 – на основании счетной ведомости.
  • ДТ73.2 КТ94 – на основании приказа руководителя.

Трудовым кодексом предусмотрена обязанность сотрудника возместить действительный ущерб работодателю.

Под последним понимается реальное уменьшение имущества или ухудшение его состояния, а также необходимость работодателю осуществить затраты на восстановление имущества. Материально-ответвленные лица должны возместить ущерб в полном объеме.

Если сотрудник добровольно отказывается возместить ущерб, сумма которого превышает его среднемесячный заработок, то взыскания осуществляются через суд.

Если виновные не установлены или суд отказал во взыскании, то убытки списываются на финансовые результаты: ДТ91 КТ94.

Учет недостач в НУ

В НУ такие убытки учитываются во внереализационных расходах. Факт отсутствия виновных лиц нужно документально подтвердить уполномоченным органом власти. Дела о хищении ценностей в аптеке должны рассматривать госвласти.

Если виновные лица не найдены, то предварительное следствие останавливается. Об этом факте комиссия выносит постановление, копия которого направляется к прокурору.

Копия этого документа как раз и подтверждает факт отсутствия виновных лиц.

Имущество, недостача которого была выявлена в ходе проведения инвентаризации, не использовалось для НДСных операций. Если виновные в хищении лица не найдены, то сумма налога подлежит восстановлению.

Инвентаризация в аптеке: документы

Законом не установлены четкие формы бланков для оформления результатов проверки. Поэтому горздрав, аптека могут разработать свою форму акта, указав в ней все необходимые реквизиты. Можно взять за основу готовые формы бланков Госкомстата (например, ИНВ-3) и дополнить их нужными полями.

В данной инвентаризационной описи указываются все члены комиссии, место проведения проверки, информация о единицах измерения, фактическом наличии объектов и данные бухгалтерского баланса.

Результаты инвентаризации (недостачи и излишки в количественном и денежном выражении) отражаются в акте путем сравнения фактического наличия препаратов с данными учета. Лекарства с истекшим сроком годности следует включить в отдельную опись. Так их будет проще списать. Отражать эти препараты в общем акте инвентаризации не следует.

Списание просроченных лекарств

Порядок установления срока годности препаратов является обязательным для всех предприятий фармацевтической отрасли.

Под сроком годности понимается время, за которое препарат должен полностью удовлетворять всем фармакопейным требованиям и техническим условиям, по которым он был выпущен. Просроченные лекарства должны изыматься из продажи и списываться.

Для этих целей можно разработать собственную форму документа или использовать установленную: ТОРГ-15, ТОРГ-16.

Нормативный документ, в котором прописывались бы правила уничтожения препаратов, отсутствует. В рамках данной операции можно ссылаться на приказ Минздрава N 382.

В нем прописана обязанность владельца некачественных, контрафактных и фальсифицированных средств уничтожать их. Сама процедура регламентируется постановлением правительства № 674.

Такие препараты по договору передаются специализированной организации, у которой есть лицензия на обезвреживание отходов I-IV классов.

Налог на прибыль

Процедура списания просроченных лекарственных препаратов обычно вопросов не вызывает. Больше всего сотрудников бухгалтерии интересует способ списания понесенных расходов.

Минфин в Письме N 03-03-06/1/24154 уточнил, что стоимость просроченного товара и затраты на его утилизацию можно отнести к расходам (ст. 264 НК) при условии, что последние документально подтверждены. На этот момент следует обратить особое внимание.

Когда инвентаризируется аптечный склад, часто используется накладная ТОРГ-15. Однако она не отображает информацию о характере дефектов. Поэтому для подтверждения расходов на утилизацию лекарственных средств нужно представить такие документы:

  • акт инвентаризации товарно-материальных ценностей;
  • решение владельца препаратов об их изъятии и уничтожении;
  • договор с фирмой, занимающейся утилизацией отходов, копия ее лицензии;
  • документ, подтверждающий передачу препаратов;
  • акт об утилизации.

В этих документах должна раскрываться такая информация:

  • место уничтожения средств;
  • наименование препаратов, их форма, дозировка, серия, единица измерения;
  • количество передаваемых препаратов;
  • информация о таре и упаковке;
  • наименование производителя.

Все эти данные необходимы для идентификации списанных лекарственных препаратов.

Вывод

Минимум один раз в год перед сдачей годовой отчетности в аптеке должна проводиться инвентаризация. Процесс сравнения количества фактического имущества с числимым должен фиксироваться в утвержденных документах в установленном порядке.

При возможности лучше использовать компьютерный метод сбора данных. Все препараты с истекшим сроком годности фиксируются в отдельном акте с указанием всех данных, необходимых для их дальнейшего списания.

Только при выполнении этих требований стоимость просроченных товаров и затраты на их утилизацию можно списать на расходы.

Источник: https://FB.ru/article/287252/inventarizatsiya-v-apteke-poryadok-provedeniya-dokumentyi-sostav-inventarizatsionnoy-komissii

Инвентаризация в аптеке

Проведение инвентаризации в аптеке приказ

Периодически в любой аптеке проводится инвентаризация. И каждый работник участвует в ее проведении.

В ходе инвентаризации могут выявиться как излишки, так и недостача, которая чаще всего покрывается из кармана первостольника. Терять же свои деньги не хочет никто.

Именно поэтому к проведению инвентаризации необходимо подойти крайне ответственно. Давайте же поговорим о том, в каких случаях и как именно должна проходить инвентаризация.

Основные аспекты

Прежде всего, необходимо понять, что такое инвентаризация и для чего она проводится. Инвентаризация – это проверка товарно-материальных ценностей и денежных средств, находящихся в аптеке, а также оборудования, оргтехники и бытовой техники, выданных руководством компании работникам для использования в повседневной работе.

Инвентаризация проводится с целью выявить наличие и количество фактического имущества, находящегося в аптеке, и сопоставить его с данными бухгалтерского учета. Это помогает руководству следить за сохранностью собственности компании, а также дает возможность выявить и списать недостачи.

Опять же, руководителям необходимо понимать реальное состояние дел в аптеке.

Условно можно выделить 3 вида инвентаризации.

• Полная инвентаризация проводится не чаще, чем раз в 3 года. При этом виде инвентаризации учитываются товарно-материальные ценности (ЛС), проводится инвентаризация кассы (денежные средства), а также основных средств: всего оборудования и мебели, находящийся в аптеке (сейф, компьютер, электрический чайник, столы, стулья и т.п.).

• Годовая инвентаризация проводится раз в год. Она необходима для составления бухгалтерией годового отчета. Ее результаты заносятся в декабрьские отчеты. При годовой инвентаризации инспектируются только товарно-материальные ценности и касса.

• Промежуточные инвентаризации могут проводиться для того, чтобы компания постоянно могла владеть не «бумажной», а реальной информацией.

Помимо всего прочего, внеплановая инвентаризация обязательно проводится при увольнении работника аптеки или при приеме на работу нового члена коллектива. Это связано с тем, что все работники аптеки являются материально ответственными по отношению к имуществу компании.

При приеме на работу человек берет на себя обязательства по сохранности материальных ценностей и денежных средств, и спрашивать с него могут только то, что было в аптеке на момент его вступления в должность, т.е. отвечать за «старые» недостачи с него потребовать не имеют права.

Принимаемый на работу сотрудник должен, хотя некоторые фирмы игнорируют этот пункт, участвовать в инвентаризации, т.к. при вступлении в должность он подписывает договор о коллективной материальной ответственности.

Во избежание неприятностей со «старыми» долгами, работник должен сам проинспектировать «чистоту» аптеки.

Также инвентаризации проводят при выявлении фактов кражи и порчи товара. При выявлении недостачи ее материальный эквивалент делится между всеми работниками аптеки и вычитается из зарплаты. Согласитесь, никто не хочет платить за чужие грехи.

А выявить и наказать виновного – нечестного, злоупотребляющего своим положением работника – по горячим следам гораздо легче, чем, скажем, спустя несколько месяцев на годовой инвентаризации, когда все подробности уже забылись.

Поэтому и проводятся внеплановые инвентаризации.

Участники

В проведении инвентаризации обязаны участвовать все работники аптеки: фармацевты, провизоры, консультанты и заведующая, если она в этой аптеке есть.

Обязательно присутствие уполномоченных работников офиса, которые составляют инвентаризационную комиссию. В некоторых крупных компаниях существуют специальные отделы, занимающиеся проведением инвентаризации.

С представителем офиса должен быть IT-менеджер при условии, что инвентаризация автоматизирована, а не проводится с использованием описных листов.

Порядок проведения инвентаризации

Для того чтобы провести инвентаризацию, руководство компании должно подписать приказ, где прописывают дату проведения инвентаризации, адрес аптеки, время, выделенное на проведение инвентаризации (как правило, 1–2 дня), определяют членов инвентаризационной комиссии и ее председателя, кроме того указывают всех сотрудников аптеки, участвующих в инвентаризации.

В назначенный день в аптеке собираются все участники инвентаризации. Аптека не производит отпуск лекарств, касса в этот день не открывается. Учитывая, что практически все аптеки сейчас компьютеризированы, инвентаризацию, как привило, проводят при помощи сканирования товара. Есть и другой способ – учет товара по описным листам, он более долгий.

Существуют различные способы проведения инвентаризации.

I способ – подсчитывать ЛС по алфавиту, ища каждый препарат на своей полке. Это не очень эффективный способ, практически гарантирующий выявление недостачи, даже если на самом деле ее нет.

В суматохе ежедневной работы, особенно если проходимость у аптеки высокая, сам же первостольник может положить препарат не в тот ящик или поставить на полку рядом с кассой, спеша обслужить следующего клиента, а потом забыть убрать его на место.

Опять же при приеме большой партии товара часть препаратов может оказаться не на своих местах.

Заново пересчитывать недостающую позицию при инвентаризации никто не хочет, к тому же найти в многообразии ЛС оказавшийся не на своем месте медикамент практически невозможно, особенно если учесть, что когда человек нервничает (а в случае выявления недостачи это естественно), он не замечает предмет, который лежит перед самым его носом. Таким образом, нередко выявляется недостача, которой на самом деле нет. А компенсировать-то ее все равно придется, причем из вашего кармана.

II способ – инвентаризация проводится не по алфавиту, а по полкам.

Разделите всю инвентаризационную комиссию на группы по 2 человека в каждой. Одна группа начинает работать с одного конца аптеки, другая – с другого, двигаясь навстречу. Один из членов группы будет, условно, «подающим», другой – «сканирующим», если процесс инвентаризации компьютеризирован.

Если нет – один будет «считающим», другой – «записывающим». Суть от этого не меняется. Первый («подающий» или «считающий») открывает первый ящик и подает все препараты, находящиеся в нем, своему напарнику, который их сканирует и складывает в отдельную коробку, или первый – считает, второй записывает и складывает в коробку.

После того как вы отсканировали весь ящик или полку, поставьте туда коробку с медикаментами и переходите к следующему. После проведения инвентаризации вам останется просто расставить ЛС на полке в том порядке, в котором они пребывали до пересчета.

При таком способе инвентаризации все те препараты, которые лежат не на месте, будут просканированы (или посчитаны вручную), компьютер сам сложит их количество и выдаст итоговый результат (или итоговое количество каждого препарата будет получено простым путем сложения промежуточных результатов). Это самый действенный способ.

Он избавит вас также от необходимости переворачивать всю аптеку в поисках недостающей упаковки и, что самое главное, убережет вас от опасности платить за товар, который «потерялся» в аптеке.

Будьте внимательны и последовательны при проведении инвентаризации, руководствуйтесь правильным способом подсчета, и тогда столь ответственное мероприятие пройдет для вас легко и без потерь.

Юлия Арсентьева

Вернуться к списку статей номера

Источник: https://aptekarjournal.ru/archive/2011/133/4695.html

Инвентаризация в аптеке | ТСД-Инвент

Проведение инвентаризации в аптеке приказ

  Информация о балансе предприятия должна соответствовать фактическому наличию товарно-материальных ценностей и основных средств. Чтобы свести эти данные, нужно проводить периодически инвентаризацию. Только с ее помощью можно выявить:

  • недостачу имущества (кража, потеря и т.д.);
  • его порчу (истечение срока годности, неправильность хранения) и другие факты.

Проведение ревизии в аптеке – это отдельная разновидность инвентаризации, так как в данных организациях имеется специфический товар – лекарственные препараты. Многие из них отпускаются только по рецепту.

Нормативная база

Проверка товара в аптеках проводится на основании следующих законодательных актов:

  • приказ Минфина под номером 49 «Указания по проведению инвентаризации»;
  • налоговый кодекс Российской Федерации» — глава 25;
  • федеральный закон под номером 129 «О бухгалтерском учете»;
  • иная нормативная законодательная база органов государственной власти;
  • внутренние приказы руководства подотчетной компании.

Отступление от указанной документации невозможно. Мы можем провести инвентаризацию в аптеке по всем установленным законом правилам:

  • быстро;
  • достоверно;
  • открыто.

Установленные сроки для ревизии и основания

  Перед началом проведения инвентаризации следует определить ее периодичность. Законодательство Российской Федерации устанавливает лишь основания проведения ревизионных мероприятий. По общему правилу, сроки инвентаризации должны быть прописаны во внутренних регламентах аптек или в учетной политике компании, связанной с фармацевтикой.

  По закону о бухгалтерском учете в аптеке нужно проводить сверки в таких ситуациях:

  • при выкупе или продаже активов организации;
  • при передаче имущества по договору аренды;
  • каждый год при составлении бухгалтерской отчетности;
  • если в аптеке выявлены факты хищения;
  • при форс-мажорных обстоятельствах (пожары, стихийные бедствия и подобные);
  • если компания затеяла реорганизацию или ликвидации.

  Заказать инвентаризацию аптеки можно в сторонней организации. На практике такой вариант является наиболее эффективным, так как независимые лица могут объективно оценить ситуацию на предприятии, представить достоверный отчет.

Проведение проверки

  Инвентаризация силами сторонней компании (инвентаризация на аутотренинге), как указывалось ранее, даст хорошие результаты. В нашей компании трудятся высококвалифицированные специалисты с богатым опытом работы по инвентаризации предприятий, организаций, компаний, фирм различных направлений.

  Специфика ревизии аптек состоит в том, что проверке подлежат не только используемое имущество: полки, витрины, тумбы, столы, стулья, но сами лекарственные препараты на складе. При этом, в самую первую очередность наша ревизионная группа начинает проверку именно складского помещения.

  Наши сотрудники скрупулезно пересчитывают имеющиеся на аптечном складе ценности и сопоставляют их с данными по бухгалтерскому учету. Мы выбираем подходящие для данного случая методы и способы проверки, которые в том или ином случае приведут к достоверным результатам: «по полкам», по алфавиту и т.д.

По итогам работы могут быть выявлены такие фактические обстоятельства:

  • недостача материальных ценностей;
  • обнаружение просроченных товаров;
  • находка излишек, не зафиксированных документально.

  В любом случае, за складом должно быть закреплено материально-ответственное лицо, которое несет ответственность за количественную и качественную составляющую.

Виды инвентаризации

Условно выделяют несколько видов проверок:

  • полная и всесторонняя инвентаризация всего комплекса ценностей аптеки, которая проводится примерно один раз в 3 года. Инвентаризации подлежат лекарственные препараты, мебель и сопутствующее оборудование, касса, оргтехника, расходные материалы и т.д.;
  • ежегодная перед составлением обязательной бухгалтерской отчетности. При этом проверка проводится в отношении кассы и ТМЦ;
  • внеплановые, когда для аптеки важно владеть достоверной информацией о фактическом положении дел компании.

  При увольнении материально-ответственного лица инвентаризация обязательно должна проводиться, чтобы новый сотрудник могут приступить к своим обязанностям «с чистого листа». В противном случае, новичку придется исправлять ошибки предшественника.

  Важно, чтобы в дни проведения инвентаризации аптека была закрыта для покупателей, не проводилась приемка и отпуск лекарственных средств.

Только так имеется возможность составить акт инвентаризации в достоверности с фактическим состоянием на момент проведения проверки.

  При обращении в нашу компанию, мы гарантируем высокое качество проверки в самые кратчайшие сроки, чтобы не задерживать работу аптеки и отпускать лекарства людям, которые в них остро нуждаются.

К списку статей

Источник: https://tsd-invent.ru/inventarizaciya-v-apteke/

Адвокат Демьянов
Добавить комментарий