Судебная практика по факсимиле

Судебная практика по факсимиле

Судебная практика по факсимиле

На правах рекламы

Факсимиле – удобное решение, которое существенно облегчает жизнь руководителям крупных компаний, освобождая их от самостоятельного подписания огромного количества документов. Однако неграмотное использование штампа может сделать сделку недействительной. Как правильно использовать факсимиле, рассказал юрист Pechatu.ru.

В ходе собрания, прошедшего 15 октября в конференц-зале компании Pechatu.ru, были рассмотрены ситуации, к которым может привести неграмотное использование факсимиле.

Главный менеджер организации, специализирующейся на изготовлении высококачественных факсимильных подписей, привел примеры из современной судебной практики.

Они наглядно продемонстрировали слушателям риски и проблемы, связанные с игнорированием законодательства в сфере использования факсимиле,

Так, во время собрания было отмечено, что бесконтрольное применение факсимиле категорически запрещено.

Руководитель предприятия, планирующий его использовать, обязан издать соответствующий указ и утвердить перечень лиц, которым будет разрешен доступ к штампу.

Также внимание слушателей было акцентировано на перечне бумаг, которые можно заверять автоматической подписью, представитель Pechatu.ru включил:

  1. платежные поручения, требования;
  2. чеки, которые предназначаются для выплаты пенсии;
  3. акты приема-передачи результатов оказываемых услуг;
  4. документы по аккредитивам, учету материалов, сырья.

Другими словами, при помощи оттиска разрешается оформлять все гражданско-правовые сделки. При этом немаловажно, чтобы использование штампа было предусмотрено законодательно. Также между сторонами может заключаться дополнительное соглашение о его использовании.

Что касается запрета, то факсимиле не может применяться при оформлении следующих документов:

  1. денежных чеков (денежные чеки должны содержать настоящую подпись уполномоченного лица);
  2. расчетных документов в случае осуществления безналичных расчетов (банк-эмитент имеет право отказаться от оплаты чека);
  3. платежных поручений в банковских металлах, иностранной валюте (для этого требуется оттиск печати, подпись ответственных лиц);
  4. векселей (вексель утверждает собственноручно главный бухгалтер, руководитель или уполномоченное лицо).

Юрист Pechatu.ru отметил, что штамп-подпись нельзя использовать для доверенностей, платежных и любых других документов, которые способны повлечь за собой финансовые последствия. В случае подписания учетных первичных документов также нельзя применять факсимиле. Счета-фактуры должны заверяться «живыми» подписями главного бухгалтера и руководителя организации.

Подводя итоги, он привел примеры современной из судебной практики, связанные с применением клише:

  1. Решение арбитражного Федерального суда Поволжского округа по делу № А55-16332/2007. ЗАО «Молочная ферма 3» выступило в качестве заявителя кассационной жалобы. Она была подана для решения в арбитражном суде Самарской области по иску от ООО «Крестьянско-фермерское хозяйство «Коммунарское» к ЗАО «Молочная ферма 3» о взимании долга по составленному ранее договору купли-продажи. В кассационной жалобе ЗАО «Молочная ферма 3» обратилось с просьбой отменить уже состоявшиеся судебные акты из-за нарушения судом основных норм материального права. Заявитель жалобы также упомянул, что соглашение партнеров о возможном применении подписи факсимильного типа в документах отсутствует. В конечном итоге суд исполнил требования ЗАО «Молочная ферма 3». При этом суд опирался на отсутствие доказательств возникших правоотношений.
  2. В заключении ВАС РФ от 27.09.2011 года (дело № А33-20240/2009) суд поддержал налоговую инспекцию. При этом было указано, что статьей 169 НК РФ не предусмотрена возможность отображения подписи при оформлении счетов-фактур факсимильным путем. Арбитражные окружные суды также придерживаются подобной позиции и принимают решения против налогоплательщиков, которые используют факсимиле для заверения счетов-фактур.

Факсимиле на договоре

Вопрос такой: одна из сторон поставила на договоре оказания услуг факсимиле.Соглашения об использовании факсимиле не было. Можно ли признать этот договор недействительным?

Ответы юристов (13)

Добрый день, Маргарита!

Вопрос такой: одна из сторон поставила на договоре оказания услуг факсимиле.Соглашения об использовании факсимиле не было. Можно ли признать этот договор недействительным?

Формально закон запрещает использовать факсимиле без согласия обоих сторон:

Статья 160 ГК РФ Письменная форма сделки

1. Сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами.

2. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Поэтому в данном случае есть основания для того, чтобы признать договор незаключенным, но не недействительным — это разные вещи. То есть поскольку стороны не согласовали использование факсимиле, рукописная подпись отутствует, то это можно рассматривать как отсутствие волеизъявления другой стороны на заключение договора.

Здесь также будет иметь значения состоялись ли уже фактически правоотношения между сторонами или нет, если состоялись, то могут быть проблемы с признанием сделки незаключенной.

Есть вопрос к юристу?

Согласно ст.160 ГК РФ:

2. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

(в ред. Федерального закона от 06.04.2011 N 65-ФЗ)

Поэтому применение факсимиле в Вашем случае допустимо только по соглашению сторон. Однако с признанием такого договора недействительным возможны проблемы, поскольку Вами то договор подписан.

Источник: https://zealint.ru/sudebnaja-praktika-po-faksimile

Где можно использовать факсимиле в 2019 году — подписи, в России, на товарных накладных

Судебная практика по факсимиле

Оформление многих документов требует постановки личной подписи ответственного лица. В отдельных случаях подпись заменяется иными вариантами подтверждения подлинности документа.

Где в 2019 году применяется факсимиле в России? Использовать собственноручную подпись ответственного лица на документах не всегда возможно.

Уполномоченный сотрудник может находиться в отъезде, отпуске, на больничном. При этом электронная подпись не единственный выход, да и не все ее используют.

В хозяйственном обороте широко распространено применение факсимиле. Где разрешается использовать факсимильную подпись в 2019 году?

Общие моменты

Компания, использующая факсимильные подписи, должна выработать стандарты их применения. Необходимо документально оформить порядок использования и хранения оттиска подписи.

Руководитель организации обязан издать приказ, утверждающий, кто может применять факсимиле, для каких документов, и какая ответственность предусмотрена за неправомерное использование.

Нормами гражданского законодательства допускается использование при заключении сделок факсимильного воспроизведения подписи.

Но такая возможность должна быть предварительно оговорена сторонами и закреплена соглашением или законодательными нормами.

Поскольку официального правового статуса факсимильная подпись не имеет, то основанием для ее использования может выступать только письменное соглашение участников сделки.

Составляется соглашение в произвольной форме, как отдельный документ или приложение к основному договору. В нем указывается:

  • Ф.И.О. и должности работников, имеющих право использовать факсимиле;
  • образцы факсимильных оттисков используемых подписей;
  • действия сторон в случае увольнения указанных лиц;
  • период действия соглашения (точный срок или по уведомлению одной из сторон).

Подписывается соглашение собственноручными подписями. В дальнейшем документооборот между участниками соглашения может вестись при использовании факсимиле.

Несколько иначе обстоит дело с иной документацией – счетами-фактурами, товарными накладными, актами выполненных работ, налоговой отчетностью и т. д.

В некоторых случаях применение факсимиле весьма рискованно, а порой и вовсе запрещено.

Приказ об изготовлении и использовании факсимиле можно скачать здесь. Бланк соглашение об использовании факсимиле можно скачать здесь.

Необходимые термины

Факсимиле это фотографически точное изображение (клише) документа, печати и подписи на нем. Фактически это печать, оставляющая на бумаге оттиск собственноручной подписи ответственного лица.

То есть факсимильная подпись точно воспроизводит подпись конкретного лица, являясь ее аналогом, выполненным механическим способом.

К факсимиле можно отнести и копию отсканированной подписи, добавляемую к электронным документам.
Факсимиле является некоторой разновидностью печатей и штампов, но имеет и отличия.

Функция печати заключается в подтверждении подлинности документа. На ней содержится основная информация о компании – наименование, логотип, ИНН/ОГРН.

Оттиск штампа содержит надпись, необходимую для организационной работы внутри компании (получено, оплачено и прочее).

Документы, заверенные печатью, обладают юридической силой. Штамп не влияет на правовой статус бумаг. По смыслу факсимиле ближе к печати, поскольку имеет юридическую силу.

Но при этом применять факсимильную подпись можно в ограниченных случаях, не связанных с финансовыми вопросами.

Каково его назначение

Основными факторами необходимости использования факсимиле является:

  • отсутствие ответственного лица;
  • высокая загруженность руководства;
  • большой объем документов, требующих подписи.

Суть применения факсимиле в том, что оно заменяет подпись определенного лица на документе. При этом преимущество факсимильной подписи – в ускорении документооборота.

Например, нужно срочно подписать договор, но руководитель отсутствует на месте. Работник, ответственный за использования факсимиле, может заверить документ от имени руководителя факсимильной подписью.

Вместе с тем, применения факсимиле это достаточно высокий риск. Если оттиск попадет в чужие руки, то велика вероятность неправомерного его использования.

Доказать впоследствии, что факсимиле применялось неправомерно достаточно сложно. Потому очень важно предусмотреть порядок хранения и использования факсимиле.

При этом в компании может одновременно использоваться столько оттисков подписи, сколько сочтет нужным ответственное лицо.

Нормативное регулирование

Возможность использования факсимиле предусмотрена п.2 ст.160 ГК РФ. Данная норма предусматривает, что использовать факсимильное воспроизведение подписи при помощи копирования допускается в случаях, предусмотренных законом, правовыми актами или соглашением сторон.

Хотя использование факсимиле довольно рискованно, оно часто применяется в хозяйственном обороте.

При этом арбитражная практика благосклонно относится к применению факсимиле между контрагентами даже при отсутствии соглашения сторон.

А вот ФНС и Минфин полагают, что применение факсимиле для заверения документов не порождает последствий налогового характера.

По мнению указанных ведомств нельзя использовать факсимиле на платежных документах, отчетности и доверенностях.

Поскольку порядок применения факсимиле не достаточно урегулирован законом, то зачастую отношение к документам с факсимильной подписью крайне неоднозначное.

Периодически судом рассматриваются дела на предмет правомерности применения использования факсимиле на тех или иных документах.

Где можно использовать факсимиле подписи

Несмотря на все существующие риски, факсимиле используется и весьма активно. Однако, планируя применение клише, следует четко разграничить возможность применения для различных документов.

Желательно, чтобы в компании был предусмотрен подробный список документов, какие можно заверить копией подписи.

До составления такого перечня нужно изучить правовые нормы и судебную практику, связанную с применением факсимиле.

Неправомерное употребление факсимиле ведет к признанию недействительности бумаг, что может привести к негативным последствиям, в том числе и финансового характера.

Для подписания договоров

Закон позволяет использовать факсимиле при оформлении договоров, если имеется соответствующее соглашение меж сторонами. Однако есть и нюансы.

Соглашение о применении факсимиле может быть включено в сам договор. В таком случае действительность факсимильного заверения не внушает сомнений.

Если основной договор подписывается собственноручной подписью, а последующие документы – факсимиле, то важно предусмотреть вероятность подделки оттиска.

При составлении соглашения нужно приложить к нему таблицу с образцами собственноручных росписей лиц, полномочных использовать факсимиле и образчиками соответствующих оттисков. Дополнительно следует оговорить действия сторон в ситуации утери клише.

Когда договор заверяется факсимиле при отсутствии надлежащего соглашения, сделка может быть оспорена.

Суд может признавать договор правомерным, если после подписания стороны совершали ряд действий, свидетельствующих о принятии договорных условий.

Но договор, подписанный факсимиле без предварительной договоренности в отсутствие ответственного лица почти всегда считается недействительным «по причине заверения ненадлежащим лицом».

На товарных накладных

Формально товарные накладные допустимо визировать посредством факсимиле, если имеется соответствующее соглашение контрагентов.

Но налоговые органы могут счесть такое заверение неправомерным, доначислив налог на прибыль покупателю и при этом отказав в вычете НДС.

Основанием высказывается то, что товарные накладные признаются первичными документами и обязаны соответствовать существующим требованиям.

А первичная документация в качестве обязательного реквизита должна обладать личной подписью уполномоченного лица.

Но норма о наличии непременных реквизитов действует лишь для документов, для каковых не предусмотрены типовые формы. Для товарных накладных применяются учрежденные Госкомстатом формы.

Требования по их заполнению не указывают на использование «живой» подписи и не содержат запрета на факсимильное воспроизведение подписи.

То есть использовать факсимиле можно для унифицированной формы товарной накладной, но нельзя применять для самостоятельно разработанной формы документа. Но нужно быть готовым, что ФНС не согласится с такой позицией.

На актах выполненных работ

Для акта о выполнении работ унифицированной формы не предусмотрено. По этой причине документ оформляется в свободной форме с отображением обязательных реквизитов, в том числе и собственноручных подписей должностных лиц.

Но суды обращают внимание, что факсимильная подпись это отнюдь не копия, а метод воспроизведения оригинала личной подписи.

При этом ни бухгалтерское, ни налоговое законодательство не уточняет определения личной подписи. Соответственно, личная подпись может быть собственноручной, цифровой или факсимильной.

: использование факсимиле

И если меж контрагентами существует соглашение об использовании факсимиле, то его разрешено применять для заверения актов выполненных работ и иных документов.

В кассовых документах

Можно ли использовать факсимиле при подписании первичных документов и кассовой документации?

По п.2 ст.9 Закона «О бухучете» первичная учетная документация к учету принимается при наличии собственноручных подписей ответственных за свершение хозопераций лиц.

Первичными признаются все документы, выступающие основанием для ведения бухгалтерского учета. То есть кассовые документы могут заверяться исключительно оригинальной подписью.

На счетах-фактурах

Факсимиле на счетах-фактурах препятствует реализации прав на вычет НДС. Вероятность принятия НДС к вычету на основании счета-фактуры, заверенного факсимиле долго оставалась спорной.

Окончательный запрет был установлен в 2011 году Президиумом ВАС РФ. И все же, арбитражные суды нередко занимают сторону налогоплательщиков.

Что касается налоговой службы и Минфина РФ, то они считают использование факсимиле нарушением норм при оформлении счета-фактуры. Вычет НДС в подобной ситуации не предоставляется.

В кадровых документах

Согласно ст.67 ТК РФ нельзя использовать факсимиле при оформлении трудовых договоров. Распространяется запрет и на все приказы руководителя, связанные с приемом персонала на работу.

Среди непременных реквизитов, которые придают распорядительным документам юридическую силу, числится собственноручная подпись руководителя.

Документы, заверенные факсимиле, будут недействительны. Поскольку кадровая документация в большинстве своем требует подтверждения ответственного лица, то и применение факсимиле вместо личной подписи неправомерно.

На доверенностях

Выдача доверенности зачастую предполагает последствия финансового характера. По п.1 ст.185 доверенность это сделка односторонняя.

По этой причине невозможно применения факсимиле по соглашению. Поэтому заверять доверенность следует собственноручной подписью ответственного лица.

Если лицо, действующее на основании доверенности с факсимиле, подпишет какой-либо договор, то при взаимодействии с налоговым ведомством такой документ не будет признан действительным.

Попросту потому, что полномочия такого лица не будут признаны. На недопустимость применения факсимиле в доверенностях ФНС указало еще в 2004 году в Письме № 18-0-09/000042@.

На бухгалтерских бланках

Вопрос о применении факсимиле на бухгалтерских документах довольно давно относится к спорным ситуациям.

Налоговое и бухгалтерское законодательство не содержит прямого запрета в отношении факсимильной подписи. Но недопустимость использования оттиска подписи вытекает из обратных норм.

В частности первичная документация должна содержать личную подпись руководителя или иного ответственного лица.

Позиция о недопустимости использования факсимиле для документов, влекущих финансовые последствия, поддерживается и судами.

Разъясняется такая точка зрения тем, что подпись на финансовых документах свидетельствует о личном согласии ответственного лица, а факсимильное воспроизведение в данном случае нельзя считать личным согласием.

Плюсы и минусы

Применение факсимиле имеет, как преимущества, так и недостатки. К несомненным плюсам можно отнести возможность заверения документов в отсутствие ответственного лица, особенно когда требуется срочное подписание.

Это ускоряет и упрощает документооборот. Но вместе с тем использование факсимильной подписи сопряжено с рисками.

Например, лицо, владеющее оттиском подписи, может использовать его в своих целях. Или же клише может попасть к постороннему человеку.

По этой причине так важно предусмотреть порядок применения факсимиле, а именно:

В соглашении с контрагентомДолжно четко прописываться, для каких случаев и кем может использоваться факсимиле
В рабочее время храниться факсимилеДолжно у ответственного сотрудника, в недоступном для прочих лиц месте
В нерабочее времяСохранять клише следует в сейфе

Каждый факт выдачи и приема факсимильного оттиска должен строго фиксироваться. Периодически следует проверять наличие клише у ответственных лиц.

В случае увольнения ответственного лица клише должно быть своевременно изъято или уничтожено.

В целом использование факсимиле создает для предприятия существенные правовые риски.

Целесообразнее применять альтернативу факсимильной подписи, выдавая доверенность сотруднику, уполномоченному на подпись документов.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://jurist-protect.ru/gde-mozhno-ispolzovat-faksimile/

Законны ли документы с подписью факсимиле

Судебная практика по факсимиле
berator_ru

Нередко бухгалтеры задаются вопросом, что делать с документом, полученным от контрагента или от налоговиков и подписанным факсимиле. Оплачивать или нет? Мы расскажем о том, насколько легитимными являются такие документы.

Разберемся с терминами

Как известно, действующее законодательство РФ не содержит легального определения термина «факсимиле», поэтому для уяснения его буквального смысла можно обратиться, например, к Большому словарю иностранных слов, выпущенному в 2007 году издательством «ИДДК», в котором содержится следующее определение:

ФАКСИ́МИЛЕ (лат. fac simile – «сделай подобное») – точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати.

Применительно к собственноручной подписи порядок использования ее факсимильного воспроизведения в целях совершения гражданско-правовых сделок установлен в пункте 2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ, согласно которому использование факсимильного воспроизведения подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Из «иных правовых актов» можно упомянуть, в частности, приказ МВД от 6 февраля 2007 года № 130, которым была утверждена инструкция, допускающая использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя (заместителя руководителя) на документах, не влекущих за собой материальную ответственность, а также приказ Федеральной службы судебных приставов от 27 декабря 2006 года № 179, которым утверждена инструкция по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов, согласно которой допускается использование штампа с факсимильным воспроизведением подписи руководителя при подготовке поздравительных, приветственных писем и иных документов, где требуется его подпись, и в случаях, когда один и тот же текст направляется более чем в четыре адреса; при этом запрещается использование указанного штампа для подписания писем директивного характера.

При использовании факсимильной подписи на основании соглашения сторон действующая практика исходит из недопустимости применения факсимиле для подписания самого соглашения, предусматривающего такую возможность, на что неоднократно указывали финансовые, налоговые и судебные органы (см., например, постановление ФАС Московского округа от 10 сентября 2004 г. № КГ-А40/5987-04).

При условии соблюдения требования о собственноручном подписании договора, в котором содержится положение, предусматривающее возможность использования факсимиле в дальнейшем, факсимильно воспроизведенные подписи представителей сторон будут приравниваться к подписям собственноручным.

Представляется, что, исходя из смысла части 2 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ, документы, подписанные с помощью факсимильного воспроизведения оригинальной подписи, могут рассматриваться в качестве надлежащих письменных доказательств в арбитражном суде также только при соблюдении условия о подписании соглашения об использовании факсимильной подписи непосредственно уполномоченными представителями сторон без использования факсимильного штампа.

Конфликт позиций

Необходимо отметить, что в своих письмах финансовые и налоговые органы последовательно придерживаются позиции о недопустимости использования факсимильной подписи для подписания доверенностей, платежных и иных документов, имеющих финансовые последствия.

При этом каких-либо разъяснений о том, какие документы относятся к категории имеющих финансовые последствия, в указанных письмах не содержится.

Поскольку подписание большинства договоров так или иначе имеет определенные финансовые последствия, то если исходить из этой позиции финансового и налогового ведомств, в принципе практически никакие договоры не могут быть подписаны с помощью клише подписи, что очевидно не соответствует ни букве закона, ни сложившейся правоприменительной практике.

Говоря о практике судебной, в которой содержатся неоднозначные и противоречивые выводы касательно использования факсимильного воспроизведения подписи при совершении сделок, можно упомянуть определение Высшего Арбитражного Суда от 7 февраля 2008 года № 653/08, в котором, в частности, применительно к оформлению товарных накладных, суд, с одной стороны, указал на необходимость заключения соответствующего письменного соглашения об использовании факсимильной подписи, тем самым презюмируя правомерность использования факсимильного оттиска подписи при наличии такого соглашения, с другой – подчеркнул необходимость наличия на товарной накладной именно личной подписи (со ссылкой на положения Закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», утвержденного приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н).

Позиция Минфина, налогового ведомства и судов в данном вопросе однозначна: использование факсимиле должностными лицами налоговых органов не допускается.

Если в отношении использования факсимиле как аналога собственноручной подписи в рамках гражданско-правовых отношений у правоприменителей сложился достаточно единообразный подход (за исключением, как указывалось ранее, оформления товарных накладных), то сама возможность применения нормы пункта 2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ в рамках налоговых и иных публичных отношений вызывает серьезные споры и разногласия ввиду того, что в соответствии с пунктом 3 статьи 2 ГК РФ к имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в том числе к налоговым и другим финансовым и административным отношениям, гражданское законодательство не применяется, если иное не предусмотрено законодательством.

Что говорят судьи

Источник: https://berator-ru.livejournal.com/106919.html

Адвокат Демьянов
Добавить комментарий