Служебная записка о невыходе на работу сотрудника

Докладная записка – важный документ, на основании которого предъявляются взыскания к тому или иному сотруднику при присутствии фактов нарушения трудовой дисциплины. Как оформить эту бумагу, будет рассмотрено в подробностях ниже.

Что говорит закон?

Согласно статье №81 Трудового Кодекса РФ, в особенности 6-й части, однократное грубое нарушение работником своих обязанностей влечет за собой увольнение.

В качестве нарушения может подразумеваться прогул — это отсутствие сотрудника на рабочем месте без предоставления работодателю уважительной причины.

В законе нет четкой формулировки последней.

При разных обстоятельствах под уважительной причиной может оказаться:

• болезнь сотрудника или членов его семьи (подтверждается больничным листом);
• обстоятельства, связанные с транспортом;
• особенности погоды (если речь идет об определенной специфике профессии);
• форс-мажор (к примеру, авария).

Второе обстоятельство – степень тяжести проступка, которая упоминается в части 5 статьи №192 Трудового Кодекса РФ.

Трудовой кодекс РФ

Если работник отсутствует до четырех часов – это не считается прогулом. Мера наказания, которую можно применить в этом случае – дисциплинарное взыскание (замечание или выговор).

Что это за документ?

Докладная (служебная) записка о прогуле – это информационный документ, который ставит в известность высшее начальство об отсутствии сотрудника на рабочем месте в течение всего дня или нескольких часов (больше 4-х).

Служит основанием для увольнения сотрудника или привлечения его к дисциплинарной ответственности.

В каких случаях требуется?

Докладную о прогуле пишут, если сотрудник без предупреждения об уважительной причине отсутствует на рабочем месте дольше 4 часов.

Особенно важно наличие этого документа при возникновении убытков предприятия, связанных с прогулом работника. Только на основании его можно составить акт о прогуле, увольнении или взыскании.

Иногда в качестве наказания может последовать неформальное предупреждение или выражение недовольства со стороны начальства. Актуально, если проступок совершен впервые.

Обязателен ли?

Все зависит от формы организации и ее внутренних распорядков. В ИП и мелких ООО такие документы проводить нецелесообразно, т.к. круг сотрудников очень узкий и директора сами контролируют и разбираются с рабочими.

В более крупных организациях этот документ является основанием для увольнения и наложения других штрафных санкций на сотрудника за его прогул.

Как составляется докладная записка о прогуле работника в 2019-2017 году?

При составлении служебной записки важно учитывать такие поля документа, как:

• полное наименование рабочего подразделения;
• наименование организации;
• ФИО лица, которому адресована жалоба;
• ФИО отправителя и его должность;
• название документа;
• дата составления;
• исходящий номер (необходимо зарегистрировать у секретаря);
• подпись и ФИО руководителя отделения.

Заголовок начинается со слов «О нарушении» или «Касательно». В тексте документа с начала вместе с фактами повествуется об отсутствии должностного лица на рабочем месте, а затем излагается просьба о применении мер по отношению к сотруднику.

Форма и структура документа

Докладная записка составляется в строгом деловом стиле.

Эту бумагу адресуют главному руководителю, что необходимо указать в ее правом верхнем углу. Также важно дать информацию о подразделении, в котором случилось правонарушение, и данные о лице, составляющим документ (там же в шапке). Нужна дата оформления и зарегистрированный номер – фиксируются в верхней части страницы.

В середине документа идет текст, повествующий о событии прогула. В конце указывается просьба о взыскании, увольнении или смягчении наказания (если проступок совершается впервые).

Правила составления

Перед тем, как составлять бумагу, важно потребовать от работника объяснение причины его нарушения и каких-либо подтверждающих документов.

Когда возникает вопрос как написать этот документ, важно помнить, что в теле письма необходимо присутствие следующих фактов:

• дата нарушения дисциплины;
• полные инициалы отсутствующего работника;
• время и часы отсутствия (с точностью до минуты);
• известные причины прогула;
• последствия, которые оказались результатом дисциплинарного нарушения;
• просьба о возможном наказании сотрудника.

Кем подписывается?

Докладная подписывается непосредственно начальником подразделения, в котором работает прогуливающий работник, и направляется в адрес головного начальства.

Где регистрируется?

Докладная записка передается между представителями одной компании. В некоторых случаях направляется в другой филиал (если высшее начальство находится там).

Регистрируется документ у секретаря генерального директора как внутренний.

В зависимости от правил конкретной организации, может регистрироваться также по месту составления.

Сроки оформления

Докладная записка оформляется сразу по факту неявки сотрудника.

В некоторых случаях целесообразно зафиксировать пропуск сначала в табеле и составлять докладную, когда пропущено несколько дней, указывая в бумаге с точностью все даты.

Когда речь идет об увольнении, прежде чем составлять акт о нарушении, сотруднику дается время на предоставление доказательств об уважительной причине после невыхода на работу.

Для этого необходимо подготовить документ в письменной форме и дать его под роспись прогулявшего. Или можно направить письмо на его адрес с требованием пояснить причину.

После получения уведомления работнику дается 2 дня на ответ.

Образец заполнения документа (пример):

В заключении следует отметить, что докладная – лишь информирующий документ, который предоставляется на рассмотрение начальства. После принятия конечного решения издается акт о нарушении, и уже на основе него применяются меры.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://kadriruem.ru/obrazec-sluzhebnoj-zapiski-o-progule-rabotnika/

Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте (прогуле) в 2019 году — образец, скачать бланк, несколько дней, что дальше, увольнение

5   0   2100

В случае если сотрудник на протяжении продолжительного периода не присутствует на своем рабочем месте, то данное действие является дисциплинарным проступком. Как правило, за прогул руководство организации могут применить санкцию к такому сотруднику.

Что это такое  

Докладная записка, она же и служебная – это документ, который носит информационный характер, а именно ставит в известность руководство о неявке трудящегося на работе в течение всего рабочего дня либо более 4-х часов.

Служебная записка является основанием для расторжения трудового договора с недобросовестным работником либо же привлечение его к дисциплинарной ответственности. В некоторых случаях в качестве наказания может быть неформальное предупреждение со стороны руководства, это актуально при первичном проступке.

Понятие «прогул» закреплен в ст. 81 Трудового кодекса, которая говорит об отсутствии на рабочем месте подчиненного без наличия уважительной причины на протяжении всей смены либо трудового дня не смотря на его продолжительность.

Для того чтобы не явка сотрудника не расценивалась как прогул, следует обладать неопровержимыми доводами для разъяснения, по какой именно причине рабочее время тратилось не по назначению. 

Уважительными причинами могут быть:

• плохое самочувствие сотрудника;
• плохое самочувствие либо смерть близкого члена семьи;
• неотложные ситуации;
• дорожные автокатастрофы;
• аварии, связанные с жилищными и коммунальными происшествиями;
• и многое другое.

Обязательно ли составлять    

Если речь идет о небольших обществах с ограниченной ответственностью  и индивидуальных предпринимателей, то составление служебных записок бессмысленно, так как круг работников весьма ограниченный и руководители могут самостоятельно осуществлять контроль над своими подчиненными. 

На наиболее крупных  предприятиях данный акт считается причиной  увольнения и иных наказаний в виде денежных взысканий.

Кто оформляет              

Составляется служебный документ, в случае если работник не отвечает на телефонные звонки и не находится на работе более 4-х часов. Законом РФ никак не регулируется вопрос, связанный с оформлением, а именно кто должен осуществлять данное действие. Но на практике созданием записки занимается руководитель подразделения, в котором трудится работник.

Также помимо начальника, составить документ может каждый подчиненный организации, который, так или иначе, владеет информацией отсутствия своего коллеги. В небольшой фирме оформить докладную записку может специалист кадрового отдела, или лицо ответственное за ведение учета рабочего времени.

Служебный документ оформляется в строгом деловом стиле и направляется главному руководителю. Фамилию и инициалы требуется написать в правом верхнем углу бланка.

Здесь же необходимо указать сведения связанные о подразделении, где и был зафиксирован «прогул», а также информация о специалисте оформляющий данный документ. В конце «шапки» обязательно прописывается число составления и регистрационный код.

В основной части документа пишутся важные события, связанные с дисциплинарным проступком, а уже в самом конце специалистом прописывается пожелание о взыскании, увольнении либо наоборот смягчении санкций, в случае, когда трудовой распорядок был нарушен первый раз.  

Оформляют его на классическом листе А4 (в случае, если документ внешний, то нужен бланк предприятия).

Важно! Прежде чем будет составлена служебная записка, обязательным условием является объяснительная от сотрудника о причинах его правонарушений и предоставление  подтверждающей документации.  

Главные реквизиты докладной при ее составлении:

• число написания документа и нарушения;
• фамилия и инициалы сотрудника отсутствующего на рабочем месте;
• время и часы с точностью до минуты;
• основания для нарушения внутреннего распорядка;
• просьба о вероятном наказании работника.

В завершении документ подписывается напрямую руководителем отделения, где работает подчиненный и направляется на рассмотрение главному начальнику организации. После проходит регистрацию у секретаря, но помимо этого может быть зарегистрирован и по месту своего оформления.

Несколько дней отсутствия

При отсутствии сотрудника на своем рабочем месте несколько дней необходимо составить докладную в первый день прогула. В данном случае процедура оформления документа стандартная и ни чем не отличающаяся от процедуры, когда подчиненного нет более 4 часов.

Единственное отличие в том, что рациональней в данной ситуации для начало сделать пометку в табеле учета рабочего времени, а уже после составлять служебную записку указав в бланке все числа пропуска.  

Что дальше      

Уже после того как работник получил на руки служебную записку вместе с актом нарушителю выдвигается условие для объяснения своего отсутствия на рабочем месте. Необходимо отметить то, что причина может быть и уважительной.

В случае если к пояснительной записки будет приложено документальное подтверждение своего отсутствия, никаких дисциплинарных взыскания к нему не будут применены. 

Но если будет доказан факт прогула, то у сотрудника есть все шансы ожидать от руководства замечание, лишение премии, выговор или даже увольнение особенно актуально при неоднократном нарушении трудового распорядка. Дальнейшие действия будут зависеть только лишь от решения самого руководителя.

Увольнение

Перед тем как с сотрудником будет, расторгнут трудовой договор необходимо:

• установить факт, что он на самом деле не находился на работе;
• с точностью установить временной промежуток;
• выяснить по какой причине работник не явился на работу либо оставил рабочее место до окончания трудового графика.

Пошаговая процедура увольнения за отсутствие на своем рабочем месте:

1. Первоначальным и основным шагом является документально оформленный факт отсутствия подчиненного. Данный процесс можно осуществить двумя способами это:
   • составив акт, который оформляется при наличии двух, трех очевидцев;
   • составив служебную записку.
2. Объяснение сотрудника по сложившейся ситуации, этот документ оформляется только лишь в письменном формате, собственноручно. Временной промежуток, который предоставляется для данного действия два дня.
3. По итогу предыдущего этапа можно будет говорить о закрытии служебного расследования либо о его последующих шагах. Кроме того если работником не предоставит в течение двух дней пояснительную записку, в этом случае также оформляется соответствующий документ (ст. 193 ТК РФ).
4. Затем руководителем организации принимается решение о наложении взыскании. Возможность отстранить от должности из-за невыхода на работу не считается обязанностью, следовательно, наниматель может и не увольнять сотрудника, а просто воспользоваться иным видом наказания. К примеру, это может быть денежно взыскание.
5. Подготавливается распоряжение о расторжении трудовых правоотношений между работником и работодателем.
6. Ознакомление сотрудника с приказом.
7. Внесение соответствующей записи в трудовую книжку.

Таким образом, даже при грамотно оформленной докладной записки о необоснованном отсутствии сотрудника на работе является не достаточным основанием для дальнейших мер.

Необходимо прикрепить к первому документу дополнительный (акт) и только после этого доводить до руководства о произошедшем инциденте. Дальше все будет зависеть только лишь от работодателя и самого сотрудника, а именно насколько обоснованно он объяснит причину того, почему его не было на работе в указанный в соответствующем документе период.

по теме:

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: https://juristampro.ru/dokladnaja-zapiska-ob-otsutstvii-rabotnika-na-rabochem-meste/

Как выглядит правильный образец докладной записки о прогуле работника – правила оформления и пример для скачивания

Если работник прогуливает, то это считается нарушением трудовой дисциплины.

Когда он не находится на работе без каких-либо видимых причин, то это может для него плохо закончится вплоть до увольнения.

Начальнику нужно оформить акт и написать докладную вышестоящему руководству.

Даже если сотрудник не явился на рабочее место всего лишь один раз, всё равно данное событие нужно задокументировать.

Составляется ли при отсутствии работника на рабочем месте?

Докладная записка оформляется на работника, если он провинился, и его не было на рабочем месте длительное время – более 4 часов. Информация с помощью этого документа доносится руководству.

Вместе с докладной составляется акт об отсутствии на рабочем месте, в нем записывается точное время, когда сотрудник не явился.

Оформленные документы отдают руководителю для рассмотрения. После получения объяснений о причинах прогула, в случае их неуважительности руководитель может уволить сотрудника либо наложить на него дисциплинарное взыскание. Можно ли уволить беременную за прогул?

Как объявить выговор за прогул?

Необходимо знать, что такие документы нужно составлять аккуратно и в тот же день, когда работник не пришел на рабочее место.

Сначала нужно выяснить причину отсутствия на рабочем месте. Неявка не считается прогулом, если человек заболел, его вызвали в суд или в правоохранительные органы.

Прежде чем составлять докладную записку и акт, необходимо позвонить сотруднику и узнать, почему его нет на рабочем месте.

Если работник не смог объяснить свою неявку на работу, то необходимо зафиксировать факт отсутствия документально. Закон не содержит обязательного требования о том, чтобы составить докладную или служебную записку, но документ необходим, так как является доказательством совершения прогула.

В более крупных компания следует составить докладную записку, если сотрудника нет на рабочем месте больше четырёх часов без уважительной причины.

Можно внести в документ не только данные о прогуле, но и сведения о совершении каких-либо поступков, дать рекомендацию о том, как наказать работника.

Имеет большое значение это на крупных предприятиях, когда начальник не может знать всех работников лично.

Бывает так, что непосредственный руководитель прогульщика хочет сделать мягче наказание. В таких ситуациях докладная поможет подобрать правильные меры пресечения.

Кто может оформить?

Оформляется докладная записка в том случае, если сотрудник не поднимает трубку и отсутствует уже больше, чем четыре часа. В законе не говорится, кто именно должен заниматься оформлением документа.

Но обычно это делает непосредственный начальник сотрудника. Ведь он лучше всех знает людей, которые работают у него. Поэтому он и должен выяснять причину, почему работник нет на рабочем месте.

Если начальник ничего не делает, то оформить документ имеет право любой сотрудник предприятия. Если маленькая компания, то докладную записку составляет либо работник отдела кадров, либо специалист, который отвечает за ведение учета рабочего времени.

Как написать, если сотрудник не вышел на работу?

Оформление такого документа обычно делается в свободном виде, но необходимо соблюдать некоторые правила. Должны обязательно быть реквизиты.

Записка может быть, как распечатана, так и написана от руки.

С правой стороны вверху листа нужно написать должность начальника, кому передается документ. Нужно записать название предприятия и Ф.И.О. прогульщика в полном виде.

Посередине докладной нужно назвать документ и недалеко от этого написать входящий номер и дату получения.  Дальше нужно будет рассказать причину отсутствия сотрудника на работе, внести дату и время, когда человека не оказалось на рабочем месте, продолжительность прогула.

Необходимо написать, какие меры предпринимал непосредственный начальник, чтобы узнать, где находится сотрудник.

Можно указать, что пытался дозвониться, как на мобильный, так и на городской номер, указать результаты поисков отсутствующего сотрудника. Если виновный пытался объяснить причину отсутствия, то это тоже нужно указать. При нанесении ущерба фирме из-за прогула, этот факт также нужно включить в текст.

После составления внизу необходимо поставить подпись и дату того дня, когда составлялся документ.

Скачать образец

Скачать пример оформления докладной записки о прогуле – word.

Так выглядит образец:

Дополнительные документы

Если подаётся докладная записка о прогуле сотрудника, к ней ответственное лицо может по желанию приложить дополнительные бумаги.

Полезны будут все документы, которые позволят доказать вину человека. Вчастности необходим акт об отсутствии на работе.

Если таковых бумаг не имеется, тогда можно обойтись без них. Главное, своевременно оформить записку и передать ее вышестоящему руководству.

Дальнейшие действия зависят от руководства. Именно оно будет решать, что именно делать с нарушителем. При этом предварительно требуется увидеть на бумаге мнение работника, если ему есть что сказать.

Объяснительную сотрудник, допустивший прогул, писать не обязан, однако этот документ необходим, чтобы постараться оправдать свою вину.

Скачать образец объяснительной записки о прогуле.

На основании предоставленных документов руководство принимает решение о возможном дисциплинарном взыскании и издает соответствующий приказ.

Скачать образец приказа о вынесении выговора или замечания можно здесь.

Что должна содержать докладная записка, кому и кем подается, подробно рассказано в данном видео:

Выводы

Подводя итоги, можно отметить, что докладная является важным документом, так как информирует руководство о нарушении трудовой дисциплины в виде прогула.

Рекомендуется записку заполнять в той ситуации, если какой-либо сотрудник не являлся на работу дольше 4 часов. При этом обязательно нужно убедиться в том, что у него нет уважительных причин, объясняющих подобное поведение.

К докладной прикладываются дополнительные документы – акт, бумаги, подтверждающие возможный ущерб из-за отсутствия сотрудника, объяснительная при ее наличии. Весь пакет передается руководству для рассмотрения вопроса наложения дисциплинарного взыскания за нарушителя.

Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/distsiplinarnaya-otvetstvennost/progul/dokladnaya-ob-otsutstvii.html

Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте: образец составления на 2018 год

На предприятии существуют утвержденные специальным локальным актом правила трудового распорядка, которые должны соблюдать все сотрудники компании.

Если нарушить их и отсутствовать в свое рабочее время, то это правонарушение является дисциплинарным проступком, за который предусматривается увольнение работника за прогул.

Но для этого должна быть составлена докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте.

Обязательно ли составлять докладную записку об отсутствии сотрудника

Докладная записка на сотрудника представляет собой документ, составляемый ответственным лицом при отсутствии работника на месте работы, с целью доведения до сведений руководства факта совершения дисциплинарного проступка.

Вместе с этим документом происходит также оформление такого документа, как акт об отсутствии работника на рабочем месте. В нем производится фиксация точного времени и даты отсутствия физлица, с которым заключен трудовой контракт, а также какие меры были предприняты, для того чтобы связаться с ним.

После того, как оба бланка оформлены, они должны быть направлены администрации компании, которая, изучив все обстоятельства случившегося, должна принять решение в отношении данного сотрудника. Например, увольнения его за прогул.

Однако, к этой процедуре необходимо подойти серьезно, соблюсти все установленные законодательством мероприятия, полноту отражения фактов на бумаге, описывающих совершенный работником проступок.

Внимание: чем больше подтверждающих документов, правильно оформленных, тем больше у руководства возможности уволить провинившегося сотрудника.

Рекомендуется докладную составлять сразу же в момент неявки работника на его место работы, а не по мере возникновения необходимости в этом документе.

Обязательно нужно проверить, что случившееся действительно является прогулом, а не вынужденным отсутствие работника по уважительным причинам, к примеру по болезни.

Это можно сделать, если попытаться обратиться к этому отсутствующему сотруднику через доступные средства связи для объяснений.

В ситуации, когда работник не выходит на контакт или у него нет уважительных причин для отсутствия, необходимо подготовить докладную на имя руководства.

Этот бланк не включается в состав обязательных документов, фиксирующих проступок работника. Однако, она также является доказательством этого нарушения и свидетельствует о происшедшем.

Внимание: на малых субъектах руководитель может следить за работой каждого сотрудника, поэтому докладные, как правило, не составляются. Тем не менее даже для них желательно подготовить этот бланк, как только будет зафиксировано отсутствие на месте работника свыше 4 часов.

Составитель докладной может в этом документе описать не только произошедшие события, но и попросить принять соответствующие меры.

Такое часто происходит на больших предприятиях, когда директор компании может не знать, что именно произошло или же непосредственный начальник просит снизить меру наказания за проступок.

Однако, информация докладной должна носить информационный характер, рекомендовать меры, а не указывать руководству, что именно ему делать.

Важность докладной повышается, когда работника планируется привлечь к материальной ответственности. Ведь в этом случае она обязательно должна включаться в пакет подтверждающих документов.

Важно: чтобы расторгнуть трудовой контракт с сотрудником, одной докладной будет мало. роль в этом случае принадлежит акту об отсутствии на рабочем месте, который оформляется комиссией, а не одним должностным лицом.

Кто должен составить докладную

Закон не содержит прямого указания на то, какой именно работник должен составлять докладную при неявке другого на работу. В теории, это может делать любой из работников. Однако необходимо обязательно соблюдать субординацию между должностями.

Таким образом, обычно на прогульщика оформляет докладные его непосредственный начальник. Он лучше всего знает своего подчиненного, и именно он должен в первую очередь пытаться определить, почему кто-то не появился на своем месте.

Если же руководитель не предпринимает усилий для определения места нахождения работника, докладную может составить другой сотрудник.

Например, из-за невыхода одного работника остановилась работа другого структурного подразделения. В такой ситуации оформлять докладную может руководитель пострадавшего подразделения.

Внимание: если субъект бизнеса небольшой, и у него нет деления на структурные подразделения, составить докладную записку может кадровик или работник, который отвечает за оформление табеля рабочего времени.

Ведь такой сотрудник по своему характеру работы должен отслеживать появление или отсутствие работников на предприятии и отмечать эти факты в документах.

Как написать докладную записку об отсутствии сотрудника на рабочем месте

Для такого документа не существует обязательной формы. Обычно, его составляют в произвольном формате, но при этом соблюдаются правила делового письма. Также, в докладной должны находиться несколько обязательных реквизитов, присущих документам.

Записка может быть полностью написана от руки, либо набрана на компьютере и распечатана на принтере.

Сначала в верхней правой части листа указывается лицо, которому адресуется документ — его должность, наименование субъекта бизнеса, Ф.И.О. адресата. Эти сведения нужно указать в дательном падеже.

Затем на новой строке посередине записывается наименование документа – «Докладная записка». Рядом можно предусмотреть место, на котором будет производиться отметка о регистрации — входящий номер документа, дата поступления.

На следующей строке после заголовка можно кратко указать содержание записки — например, «О неявке на рабочее место Петрова Г. П.».

Далее, в повествовательной манере необходимо изложить произошедшее событие. В частности, обязательно нужно упомянуть точные дату и время, когда было обнаружено, что работника нет на своем месте, общая длительность его отсутствия на работе, наименование подразделения, личную информацию о сотруднике.

Следующим шагом нужно подробно описать, что было предпринято составителем документа для определения места нахождения работника. К примеру, можно рассказать о попытках связаться по сотовому либо городскому телефону, отправке электронных писем и т. д.

Затем нужно рассказать о результатах, которые были достигнуты в процессе розыска сотрудника. Например, удалось ли или нет выяснить причины отсутствия его на работе.

Внимание: если работником удалось связаться можно указать, объяснил ли он свое отсутствие на месте, смог ли предоставить подтверждающие документы и т. д. Если работника найти и поговорить с ним не удалось, это нужно также указать в записке.

Дальше можно указать, был ли предприятию причинен какой-либо ущерб по причине отсутствия сотрудника на месте. Если это так, то необходимо оценить степень ущерба.

Следующий шаг — работник, который производит составление записки может порекомендовать меры для воздействия к нарушителю. Это может быть выговор, лишение премии, увольнение.

Внимание: необходимо обосновать, почему рекомендуется именно этот шаг. Здесь же можно указать, были ли раньше у этого сотрудника наказания из-за нарушения дисциплины.

Завершается составление документа проставлением даты написания и подписи.

Дисциплинарное взысканиеУвольнение за прогул

Источник: https://litebuh.ru/dokumenty/dokladnaya-zapiska-ob-otsutstvii-rabotnika.html

Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте: как правильно составить

Если работник в течение длительного периода времени не находится на своем месте, это считается дисциплинарным проступком. Обычно, за это администрация может применить наказание – увольнение работника за прогул. Но перед этим очень важно правильно задокументировать такое отсутствие, и первым шагом составляется докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте.

Докладная (служебная) записка о прогуле работника, образец

Трудовое право определяет прогул как отсутствие подчиненного на рабочем месте без уважительной причины не менее четырех часов подряд. Проступок является грубым нарушением трудового распорядка и влечет применение дисциплинарного взыскания к провинившемуся вплоть до увольнения (ст. 81 ТК РФ).

Порядок фиксации факта отсутствия сотрудника на работе

Чтобы привлечь нарушителя к ответственности за невыход на работу, необходимо подготовить пакет справок, подтверждающих проступок.

Неявка подчиненного фиксируется актом, составить который может работник предприятия: начальник подразделения, секретарь, табельщик и др. Документ составляется в свободной форме и содержит:

• сведения об организации – полное наименование и реквизиты;
• номер и дата составления – составить акт нужно в день неявки коллеги на работу;
• Ф. И. О. и должность работника, нарушившего дисциплину;
• дата и продолжительность его отсутствия;
• Ф. И. О. и должности составителя акта и свидетелей – создается комиссия из трех и более коллег нарушителя.

Акт заполняется в двух экземплярах, подписывается нарушителем, составителем и свидетелями. Один экземпляр передается совершившему проступок, другой – дирекции.

Сотрудник должен письменно объяснить причину своего отсутствия в свободной форме, от руки, адресуя работодателю. К записке прикладываются справки, доказывающие уважительность причины: например, больничный лист.

Второй экземпляр акта об отсутствии коллеги на работе, письменное объяснение и докладная записка передаются директору.

ВАЖНО! Неправильное оформление процесса дисциплинарного взыскания дает право работающему отменить наказание в суде.

Основания для составления докладной

Докладная о прогуле – это документ, извещающий руководство о проступке подчиненного. Она не является обязательным шагом при оформлении процедуры дисциплинарного взыскания.

Подается служебная записка, как правило, в крупных организациях, т.к. в силу большой численности работающих директор может не знать нарушителя лично.

Докладная поможет в принятии объективного решения относительно меры наказания.

Составляется она при наличии доказательной базы нарушения после оформления акта и получения объяснений от коллеги. Например, если подчиненный не смог документально подтвердить уважительную причину неявки либо отказался давать объяснения.

В чьи обязанности входит составление докладной записки

Написать докладную записку о прогуле работника может начальник структурного звена, в котором трудится нарушитель. Если он не составил справку, то взять на себя обязанность подготовить документ вправе другой работник.

Если численность штата организации небольшая, эту функцию может выполнить секретарь, табельщик, специалист кадровой службы, отдела труда и заработной платы, штатный юрист или другой сотрудник, ответственный за делопроизводство.

Правила составления служебной записки о прогуле

При подготовке необходимо придерживаться таких правил:

• Срок подачи документа. После составления акта о неявке подчиненного начальник подразделения должен связаться с нарушителем и запросить обоснование причины отсутствия. С этой целью нарушившему направляется уведомление о предоставлении письменного объяснения и дается два дня на ответ. Если подчиненный отказывается объясняться, готовится акт об отсутствии объяснительной записки и заверяется подписями свидетелей. После получения нужных справок незамедлительно составляется докладная и полный пакет передается руководителю.
• Основные сведения. Записка должна содержать полную информацию об адресате, нарушителе, составителе: Ф. И. О., должности, наименование подразделений.
• Обязательна регистрация в журнале учета исходящей документации с указанием номера и даты составления.
• Текст документа должен быть кратким и четким по содержанию.

Допускается оформление в печатной форме или от руки.

Форма и содержание

Служебная записка о прогуле работника (скачать образец) заполняется в свободной форме на листе формата А4. Сверху справа указывается адресат. Ниже, посредине листа, прописывается наименование. Основной текст документа условно делится на две части. В первой констатируется факт неявки: Ф. И. О.

и должностное положение провинившегося, подразделение, место, дата, длительность отсутствия. Если проступок коллеги повлек за собой материальные потери, информация об этом тоже указывается. Во второй части записки составитель просит применить взыскание за прогул, допускается предложение меры наказания. Внизу ставится Ф. И. О.

и должность автора записки и дата ее составления.

Получив пакет документов, руководитель изучает их и выносит решение о наказании подчиненного за нарушение дисциплины. Мера взыскания может отличаться от предложенной в письме. Запускается процедура подготовки кадровых документов о взыскании. Порядок привлечения к ответственности за проступок регулируется ст. 192 ТК РФ.

Приказ о дисциплинарном взыскании издается на предприятии не позднее 30 дней с момента совершения проступка.

(: 2, средняя оценка: 5,00 из 5)
Загрузка…

Источник: https://o-kadrah.ru/dokumenty/dokladnaya-zapiska-o-progule