Служебная записка по пожару

Служебная записка — одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно.

Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; образец такой докладной может быть разным, в зависимости от того, с какой целью ее составляют. Необходимость в написании записки возникает, если нужно получить реакцию на какие-либо экстраординарные события.

Кроме того, в записке могут указываться рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении записки нужно следовать определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Основания для составления и цели записок

Написать служебку может любой сотрудник. Как правило, в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

• были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
• необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
• кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
• появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
• необходимо отправить кого-то в командировку;
• требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
• любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия.

Таким образом, в некоторых случаях составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста.

Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.

Виды служебок

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации:

• запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
• сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении служебных обязанностей;
• сообщение о направлении в командировку;
• предложение о дополнительном премировании;
• информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, видов докладных очень много, ведь в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов. Форма служебной записки (образец показывает, как оформить шапку в соответствии с требованиями ГОСТа) не является жестко регулируемой и может меняться.

Как написать служебную записку (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированных форм для служебных записок не установлено.

Что касается служебки, то это разновидность докладной. Как таковой бланк служебной записки тоже не утвержден, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в нем обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:

• наименование организации или структурного подразделения, а также указание лица, которому отправляется обращение;
• название документа;
• текст — что именно необходимо сообщить руководству;
• дата, подпись и обязательно должность автора служебной записки.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов в служебной записке. И оба варианта будут правильными.

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже будет правильным, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Пример написания служебной записки

Написание шапки служебной записки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, в чей адрес будет направлен документ, его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество).

Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

Нужно заметить, что письменное обращение не всегда адресуется директору, она может быть направлена также лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается служебная записка — «Довожу до вашего сведения…», — это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он может сразу перейти к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Сам текст должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений. Так начальству будет проще принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Обязательно служебную записку нужно подписать, поставить дату составления, если есть приложения, указать их наличие и перечислить.

Как написать служебную записку: образец о подтверждении командировки

Информация в служебной записке может содержаться различная, у работников есть право сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Образец служебной записки о выплате премии

Непосредственный начальник вполне может ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

Директору ООО «Домострой»

Семину И.Г.

от начальника отдела продаж ООО «Домострой»
Настиной И.А.

Служебная записка 05.04.2019 № 4

г. Санкт-Петербург

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2019 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Образец докладной об отсутствии на рабочем месте

Нередко служебку пишут в связи с нарушениями дисциплины.

О списании ТМЦ

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Подробнее о том, как происходит списание ТМЦ, можно прочесть в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакете документов может быть и служебка на списание.

Образец служебки о необходимости ремонта оборудования

С помощью докладной сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Образец: об отзыве из отпуска

Остается добавить, что любой документ должен составляться на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим.

Писать на обороте не рекомендуется, хотя допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные должны быть пронумерованы.

Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Электронные служебные записки. Такое бывает?

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Поэтому обязательно надо сказать пару слов об электронных служебных записках.

Они, конечно, могут быть и уже существуют и правила их оформления практически не отличаются.

Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя служебной записки, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны быть каким-то образом отделены от общей кучи писем, чтобы было понятно, где личные, а где служебные материалы.

Уже существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции на служебные записки.

В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя – после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение, служебную записку можно написать на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан будет переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке служебной записки, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Срок хранения служебной записки

Служебная записка, как и любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет свой срок хранения.

В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных служебных записок может быть продлен, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия.

Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебных записок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения служебных записок, оформленных в электронном виде.

Период их обеспечения их обязательной сохранности может быть установлен отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

об отзыве из отпуска

Источник: https://ppt.ru/forms/zapiski/sluj-zapiska

Служебная записка о принятых мерах по пожарной безопасности

Составлен в трех экземплярах: Первый экземпляр в дело 0148(ОДО) Второй экземпляр 0345(ФО) Третий экземпляр 1828(Архив) Количество экземпляров определяется числом заинтересованных сторон а также нормативными документами регламентирующими составление акта.

При наличии приложений к акту ссылка на них дается в конце текста акта перед подписями и оформляется как реквизит, отметка о наличии приложения. Акт подписывается всеми членами комиссии. При расшифровке подписей инициалы ставятся перед фамилиями. Герб Наименование АКТ № г.

Курган приема-передачи дел с грифом для служебного пользования Основание: устное распоряжение начальника таможни Составлен комиссией в составе: Председатель: заместитель начальника таможни И. И. Петров Члены комиссии: начальник ОДО, В.В. Астафьева начальник ОК, И.В.

Борисов Комиссия установила, что сотрудник ОДО В.В. Астафьева передала, а сотрудник ОДО О.В.

Курение запрещено, или конфликт на работе

Организации и таможенные органы при осуществлении своих функций с вышестоящими таможенными органами, подведомственными структурными подразделениями, другими организациями и отдельными гражданами в пределах своей компетенции могут направлять письма.

Как правило письма составляются по одному вопросу и только в том случае когда затруднен без документный способ разъяснения информации.

Важно Служебные письма как вид документа по содержанию и назначению могут быть инструктивными, гарантийными, информационными, это могут быть письма запросы, письма извещения, письма ответы, и даже сопроводительными. По формату они могут быть простыми и сложными.

Простые письма составляются в тех случаях когда не требуется изложение сложных в административном и юридических отношениях ситуаций.
Простое письмо может иметь одну или две смысловые части.

Проверка пожарной безопасности: как подготовиться к проверке офисного помещения

Письмо состоящее из одной части это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования. Если письмо состоит из двух частей то первое это обоснование письма, изложение причин его написания а вторая это просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, подтверждение гарантии.

Письмо не должно превышать одной-двух страниц. Сложные письма составляются по вопросам требующим подробного изложения ситуации, её анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, прoсьб. Сложные письма должны содержать не более 3х страниц.

Заключение.

    служебная записка

Курган ОПЕРАТИВНОГО СОВЕЩАНИЯ Председатель: Астафьева В.В., начальник отдела документационного обеспечения Секретарь: Иванова С.И., старший таможенный инспектор Присутствовали: личный состав Курганской таможни Приглашен: Петров С.И., Абакумов Л.Л., ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. Подведение итогов работы Курганской таможни за 2011 год 2.

Перспективы технического обеспечения Курганской таможни в 2013 году СЛУШАЛИ: 1. Жарова В.И., начальника Курганской таможни(доклад прилагается).

Внимание Выступили: 1.1. Абакумов Л.Л., начальник Половинского т.п.(выступление прилагается) РЕШИЛИ: 1. Выполнить показатели……………………………………….. Председатель В.В.

Астафьев Секретарь Служебное письмо.

Служебная записка о нарушениях в работе

Целью служебной записки является уведомление какого-либо должностного лица о существующей проблеме, внесение предложений по ее разрешению или согласованию намеченных действий.

Дополнительная польза от такого рода документов состоит в том, что они являются прямым доказательством, что специалист осветил проблему, находящуюся в поле его ведения.

В случае если специалист не может разрешить возникшую проблему самостоятельно и в форме служебной записки выносит ее на разрешение другими специалистами, он тем самым снимает с себя ответственность за несвоевременное или некачественное рассмотрение вопроса.

Подписывайтесь на нашканал в Яндекс.Дзен! Подписаться на канал Специальной формы служебных записок не предусмотрено, они составляются в произвольной форме, могут передаваться на бумажном носителе или посредством электронных средств связи.

68.составить документ «служебная записка»

Горбатая приняла дела с грифом “ДСП” за 2012 год в количестве 14 дел. Председатель комиссии подпись И.И. Петров Члены комиссии подпись В.В. Астафьева подпись И.В. Борисова подпись Г.Р. Гиров Служебная записка и докладная записка.

Докладная записка это документ адресованный руководству, организации или структурному подразделению, информирующее о сложившейся ситуации, имевшем месте явлении или факте, либо выполненной работе содержащей одновременно выводы и предложения составителя.

Докладная записка составляется на листе формата А4, содержит основные реквизиты, наименование структурного подразделения, адресат, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст и подпись.

Служебная записка применяется для решения оперативных вопросов возникающих в управленческой деятельности, это запросы, уточнение заданий, разъяснения и так далее.

ПЭВМ вблизи силовых кабелей и вводов, высоковольтных трансформаторов, технологического оборудования, создающего помехи в работе ПЭВМ Для составления служебной записки можно описать вредные воздействия на работника при работе за ПВМ, плохую освещённость, вентиляцию и микроклимат при большом скоплении работников на маленькой площади помещения при несоблюдении вышеперечисленных норм, а именно: — электромагнитные и электростатические поля; — негативное воздействие на зрение, возникающее при восприятии и отображении информации с экрана дисплея; — недостаточность или неравномерность освещения рабочего места; — избыточный шум и вибрация; — несоответствие параметров микроклимата на рабочих местах (температура, относительная влажность, скорость движения воздуха) действующим санитарным нормам; — несоответствие рабочего места антропометрическим данным работника на ПЭВМ; — монотонность труда.

Вступление может содержать ссылку на документ, документ может быть организационно правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический.

Также может содержать констатацию факта или события. Основное содержание составляет описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов и напоминаний.

Текст письма должен касаться одного вопроса или нескольких если они взаимосвязаны. Если вопросы разные то лучше написать разные письма.

Сроки подготовки служебных писем устанавливаются резолюцией руководства на основании имеющихся сроков исполнения поручений или запросов либо по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям установленным в резолюции.

При моем внезапном рейде в бойлерную, были застигнуты врасплох начальники двух цехов и электромонтер. Они спокойно покуривали, ведя размеренную беседу.

На мой законный вопрос «Почему курим в неположенном месте?», был получен ответ, что знак на двери курение не запрещает, а разрешает.

И это ответил мне человек, прошедший обучение и проверку знаний пожарно-технического минимума, с удостоверением на руках. Улыбнувшись вместе с ними и сказав «Примем меры». я покинул это помещение.

Спустя полчаса на столе генерального директора лежала служебная записка следующего содержания: Довожу до Вашего сведения, что в здании АБК систематически курят в помещении бойлерной.

Сроки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений. Служебные письма в таможенных органах печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5.

Датой письма является дата его подписания. Отметка о наличии приложений названных в тексте письма оформляется следующим образом. После текста пишется приложение на 3 листах в одном экземпляре.

Служебное письмо формата А4 должно обязательно содержать заголовок к тексту отвечающий на вопрос о чем. В правом верхнем углу в поле адресат может быть помещено не более 4х адресатов с указанием почтовых адресов.

При наличии 5 и более адресатов дополнительно к письму составляется список рассылки. В этом случае адресаты указываются обобщенно.

Акт это официальный документ который составляется в случае необходимости фиксирования фактов, событий и составляемый несколькими лицами подтверждающими указанные факты или события.

Как написать служебную записку в электронном виде, расскажем ниже. Особенности электронного документооборота Если в организации допускается обмен данными при помощи средств электронной связи, в том числе электронной почты, то отправка служебной записки упрощается.

К плюсам такого оборота документов внутри предприятия относится также оперативность рассмотрения обращений. Как писать служебную записку в электронном виде? Точно так же, как в классическом варианте на бумажном носителе.

Существенных различий в документах нет. Образец в таком формате практически ничем не отличается от приведенного ранее примера. Основная часть вашей служебной записки (то есть непосредственно описание ситуации и вносимые на рассмотрение предложения) остается точно такой же, как и в нашем примере.

Единственным исключением является то, что у вас отпадает необходимость указывать в служебной записке адресата.

Источник: http://advocatus54.ru/sluzhebnaya-zapiska-o-prinyatyh-merah-po-pozharnoj-bezopasnosti/

➤ Служебная записка образец

Ответим, в каком случае составляют служебную записку и как правильно оформить этот внутренний документ. Скачайте готовые образцы и используйте их в работе.

Скачайте и используйте готовые образцы документов:

Для чего составляют служебную записку

До того, как писать служебную записку, необходимо четко понять, в каких случаях составляют этот вид документов и чем они отличаются от других видов записок, используемых во внутреннем документообороте предприятия.

Для взаимодействия внутри организации используют несколько видов служебных документов:

• докладные (кадровая);
• объяснительные;
• пояснительные;
• служебные.

Они не только имеют разные наименования, но и назначение.

Докладную записку составляют в случае нарушения работником установленного режима труда, правил внутреннего трудового распорядка. Она является основанием для вынесения дисциплинарного взыскания проштрафившемуся сотруднику. 

Подсказка от журнала «Справочник секретаря». Расположение реквизитов на докладной записке

Посмотреть подсказку в журнале

Объяснительную записку составляет сотрудник, допустивший нарушение дисциплины, правил охраны труда, условий трудового договора и т.п. Без этого документа работодатель не вправе принимать решение о вынесении наказания работнику. 

Пример объяснительной записки

Скачать образец

Пояснительную записку составляют в качестве приложения к пакету документов. Ее назначение — пояснить, какие документы содержатся в пакете и какие действия ожидаются от исполнителя после обработки этих документов.

Служебная записка — образец оперативного взаимодействия между руководством и работниками одного подразделения или руководством разных подразделений. Цель документа — информировать о производственных проблемах, препятствующих эффективному исполнению трудовых обязанностей.

Форма служебной записки образец также позволяет включить в текстовую часть предложения по исправлению сложившейся ситуации, в том числе, предложения о премировании сотрудников.

Поэтому служебная записка часто является основанием для принятия управленческих решений, направленных на повышение мотивации, производительности и эффективности труда. 

Оформление служебной записки

Хоть служебная записка и является частью внутреннего документооборота, к ее оформлению предъявляются требования, установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Исполнение требований стандарта и заполнение всех необходимых реквизитов подтверждают юридическую силу этого документа.

Это необходимое условие, ведь на основании информации, изложенной в служебной записке, принимаются управленческие решения.

Поэтому до того, как написать служебную записку, ознакомьтесь с требованиями ГОСТ. Стандартом установлен перечень реквизитов этого вида документов, обязательных для заполнения. К ним относятся:

• название подразделения, в котором числится автор записки;
• наименование вида внутреннего документа – «Служебная записка»;
• дата составления;
• внутренний регистрационный номер документа;
• должность, подразделение, фамилия и инициалы адресата;
• заголовок к тексту;
• текстовая часть;
• подпись, фамилия и инициалы составителя. 

Подсказка от журнала «Справочник секретаря». Как писать служебную записку образец

Скачать образец

В некоторых случаях служебная записка пример написания может содержать визы согласования. Как правило, это требуется, если в записке содержатся предложения, касающиеся работы или взаимодействия с другими подразделениями.

Виза согласования потребуется и в том случае, когда служебная записка составляется не на имя непосредственного руководителя, а на имя более высокого начальника.

Это будет подтверждением, что непосредственный руководитель в курсе происходящего и согласен с предложениями, высказываемыми работником. 

Составляют служебную записку, как правило, от лица работника, специалиста, в том числе, руководителя подразделения. Поэтому при изложении сути используют первое лицо единственное число.

Если авторов несколько — текст пишется от первого лица множественного числа.

Он может быть написан на стандартном листе писчей бумаги формата А4 от руки или же на компьютере, но в этом случае работник обязательно должен поставить собственноручную подпись. 

Как правильно написать служебную записку образец

Если вы не знаете, как написать служебную записку, образец оформления можно скачать по ссылкам в начале статьи. Но особое внимание следует уделить текстовой части документа. Важно определится, с какой целью она составляется. Например, служебная записка может быть составлена для того, чтобы:

1. Указать на возникшие в работе затруднения, довести эту информацию до руководства и, тем самым, снять с себя ответственность.
2. Обосновать необходимость материального стимулирования работников, показавших высокие результаты в труде.
3. Запросить информацию из другого подразделения.
4. Проинформировать уполномоченное должностное лицо о возможности рационализации труда и внесения изменений в технологический процесс с целью повышения производительности.
5. Обосновать необходимость приобретения дополнительных инструментов или оборудования и в этом случае служебная записка может являться документом первичного бухгалтерского учета, на основании которого будут впоследствии произведены расходы.

Законом не установлено то, как пишется служебная записка, но предприятие может самостоятельно разработать шаблоны, с помощью которых сотрудники будут правильно оформлять и составлять такие документы.

Общий принцип составления текста: изложение проблемы с указанием всех причастных лиц и предлагаемые варианты ее решения. Излагать суть проблемы следует коротко и логично. Для убедительности следует ссылаться на цифры, факты и документы, которые смогут подтвердить правоту составителя.

Скачать образец

Общий объем текстовой части служебной записки не должен превышать 8-10 строк. При необходимости, адресат всегда сможет запросить у составителя документа дополнительные сведения.

Не забудьте зарегистрировать служебную записку в специальном журнале регистрации внутренних документов. Это позволит исключить конфликтные ситуации, связанные с утерей и несвоевременным представлением информации руководству.

Итог:При составлении служебной записки важно правильно заполнить все реквизиты ее формуляра и изложить суть проблемы доходчиво и кратко. Сделанные в записке выводы и предложения нужно подтвердить фактами или документами.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211151-slujebnaya-zapiska-obrazets-2019-19-m5

Особенности написания служебной записки на все случаи жизни: образец

Довольно большой процент населения связан с работой в организациях различной величины и характера деятельности. В процессе выполнения обязанностей служащим регулярно требуется связь с начальством для решения тех или иных вопросов.

Поскольку с данным видом деловой переписки может столкнуться каждый, рассмотрим подробнее основные вопросы: когда и как оформляется служебная записка, какие различия в составлении официальной бумаги для руководства?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

В каких случаях пишется служебная записка?

Служебная записка — один из элементов внутреннего документооборота. С ее помощью сотрудники компании могут решать производственные вопросы и ситуации максимально быстро и эффективно.

Служебная записка оформляется для решения деловых задач и вопросов, связанных с работой определенного сотрудника или целого отдела. При этом решение вопроса может зависеть как от другого сотрудника компании, так и от совершенно иного структурного подразделения.

Основное отличие служебной записки от докладной в том, что она используется в деловом общении между сотрудниками или структурными подразделениями, имеющими равный статус в организации. Иными словами, нет прямого подчинения.

Составление служебной записки несет с собой дополнительную пользу. Данный документ доказывает, что сотрудник, составивший его, указал о проблеме, расположенной в зоне его ответственности.

Если специалист не в состоянии сам разобраться с возникшей проблемой, он может составить служебную записку и вынести вопрос на рассмотрение прочими специалистами. В таком случае он сможет снять с себя ответственность за некачественное или несвоевременное рассмотрение задачи.

В некоторых случаях, на основании служебной записки составляется приказ необходимости совершения того или иного действия.

Кроме служебных, бывают еще и объяснительные записки, о которых вы можете прочесть в этой статье.

Что должен содержать текст документа?

Хотя точной формы заполнения упомянутого делового письма не определено, можно определить несколько основных моментов, обязательных для обозначения в документе. В список реквизитов входят:

1. Шапка, где прописываются данные получателя, такие как ФИО и должность.
2. Наименование официальной бумаги.
3. Дата написания и номер.
4. Заголовок, из которого сразу понятен предмет переписки.
5. «Тело» документа, где первоначально описывается имеющаяся ситуация, после чего составитель обозначает свою просьбу.
6. Должность работника, составившего официальное послание, его подпись и полные ФИО автора.

Часто текст записки начинается со слов “Довожу до вашего сведения…”, после чего идет уже основная информация. Но это не является обязательным правилом.

Как правильно составить и написать?

Началом документа должны выступать данные организации и составителя официального письма. Само название документа пишется посередине. Основной текст должен начинаться ниже и с красной строки. Как мы упомянули ранее, суть проблемы передается в свободной форме. Завершает документ дата составления и подпись.

Если же основной текст служебной записки должен быть большим, его требуется разделить на несколько абзацев:

• описание основной проблемы;
• просьба;
• отдел и фамилии работников, составивших записку, если имеет место коллективное обращение.

В последнем случае ключевую подпись на документе ставит начальник отдела, подающего служебную записку. Приложение с подписью всех служащих добавляется к основному документу дополнительно.

Служебную записку требуется писать на листе формата А4, равно как любой прочий документ. Также обязательно наличие «живой» подписи, сделанной собственноручно.

Служебная записка пишется вместе с порядковым номером и датой написания.

При желании документ можно составить в редакторе на компьютере и впоследствии распечатать, но подпись также должна быть сделана самим составителем.

Особенности оформления записки (с образцами)

В зависимости от того, какая составляется служебная записка, меняются и нюансы оформления документа и ситуаций, когда его следует оформлять.

Директору или руководству предприятия

На имя данного руководителя составляются различные служебные записки, поэтому поговорим о том, как лучше их передать. Желательно составить документ в двух оригинальных вариантах.

По правилам документ передается секретарю, от которого не лишним будет получить отметку о принятии документа на рассмотрение. После этого уже ждать резолюции начальства.

На командировку: продление и отмену

Служебная записка служит подтверждением того, что командированный сотрудник на месте, плюс фиксирует даты приезда и возвращения из командировки. Данный документ может быть оформлен, если:

• сотрудник проводит поездку на арендованном, личном или служебном транспорте;
• у сотрудника нет документов, подтверждающих его факт проезда и проживания.

Отзыв из отпуска

Нередки случаи, когда по производственным причинам руководителям приходится отзывать из отпуска кого-либо из работников.

В этой ситуации составителем служебной записки становится руководитель того подразделения, в котором числится сотрудник, находящийся в ежегодном оплачиваемом отпуске.

Руководитель организации должен ознакомиться с поданным документом и обозначить свое согласие или отказ от прошения, зафиксированного в документе.

Согласно статье 99 ТК РФ отзыв работника из отпуска возможен только при условии его личного согласия.

Также по статье 125 ТК РФ запрещается отзывать из отпуска:

• беременных женщин;
• несовершеннолетних сотрудников;
• работников, связанных с опасными или вредными условиями труда.

Скачать шаблон записки на отзыв сотрудника из отпуска.

На обучение сотрудников

Повышение квалификации сотрудников хорошо помогает улучшить качество работы персонала. Но чтобы направить работника обучаться, потребуется составить соответствующую служебную записку.

Деловое письмо может быть составлено отделом кадров для формирования списка сотрудников, направляемых на обучение. Служебная записка обычно составляется на имя руководителя того отдела, чьи сотрудники будут направлены на обучение.

Сотрудники на испытательном сроке часто могут нуждаться в повышении своей квалификации. А о длительности такого срока, читайте тут.

На совмещение должностей

Нередко в крупных и не только организациях можно встретиться с такой практикой, как совмещение должностей одним сотрудником. Причины для этого могут быть довольно разные:

• производственная необходимость;
• наличие свободной вакансии;
• отсутствие, болезнь, отпуск или иная причина, по которой отсутствует сотрудник, ранее занимавший должность, предполагаемую для совместительства.

Служебная записка составляется на имя начальника подразделения. Бумага должна пройти резолюцию ректора.

Также может потребоваться согласовать вопрос с отделом кадров и бухгалтерией.

В документе фиксируется дата начала работы сотрудника по совместительству и величина доплаты к основному окладу.

Скачать пример записки на совмещение должностей можно по ссылке.

На отгул

Помимо отпуска работники организаций могут при определенных условиях получить так называемый «отгул», т.е. отпроситься с работы. Поскольку в Трудовом Кодексе данное понятие изъято, используются определения «дополнительное время для отдыха» или «другое время отдыха».

Документом, с помощью которого сотрудник излагает свои пожелания начальству, может выступать как заявление, так и служебная записка.

Сотрудник имеет право на отгул, когда:

• выполнял работу сверхурочно;
• работал в выходные или праздники;
• имел суммарную переработку во время вахтовой работы;
• принимал активное участие в донорском движении и сдаче крови;
• за счет работника;
• в счет отпуска.

У каждого сотрудника могут найтись уважительные причины, по которым он может обратиться к руководству с просьбой об изменении рабочего графика.

Если инициатива проявляется именно со стороны работника, который может подтвердить необходимость корректировки документально, он составляет служебную записку на имя руководителя предприятия.

В случае, когда причина действительно уважительная, работодатель не имеет права отказать работнику в соответствии со статьей 93 ТК РФ.

В документе следует указать действующий график и желаемый.

На закупку оборудования

Данная служебная записка пишется тем отделом, которому требуется приобретение нового или замена старого оборудования.

Примером может быть обращение экономического или кадрового отдела к руководителю отдела информационных технологий с просьбой о скорейшей замене неисправного компьютера.

Бланк служебной записки на закупку компьютера: скачать.

О проведении мероприятий

Служебные записки, касающиеся решения организационных вопросов по проведению мероприятий, имеют свою специфику. Они также нашли частое применение в образовательных учреждениях.

В записке потребуется указать основные данные по предстоящему мероприятию, при необходимости — контактные данные лиц, ответственных за его проведение.

Скачать образец записки о проведении мероприятий.

На ремонт автомобиля

Вполне подходит, если имеется служебный автомобиль, который в силу определенных обстоятельств должен подлежать ремонту. В таком случае потребуется составить служебную записку, в которой будут указаны государственные регистрационные номера служебного автомобиля и причины, по которым он нуждается в ремонте.

На увольнение сотрудника

Еще один вид делового письма, составляющегося на имя основного руководителя.

Его оформление приемлемо, если есть уважительные причины для увольнения определенного сотрудника.

В основной части записки желательно указать конкретные факты и действия, проведенные по отношению к работнику. Далее следует просьба разрешить увольнение лица, указанного в документе.

Пример записки на увольнение сотрудника за прогул: скачать.

Один из наиболее часто используемых типов служебных записок. Применяется для осуществления запроса на получение той или иной информации и строится по следующему принципу:

1. следует обозначить ключевую мысль, сформировать запрос;
2. предоставить детали, которые могут потребоваться получателю;
3. напомнить основную мысль запроса и изложить дополнительную информацию.

О наказании работника

Указанный тип документа используется в случаях, когда поведение сотрудника на рабочем месте или его ненадлежащее отношение к рабочим обязанностям требует соответствующих взысканий.

Составитель служебной записки должен изложить факты максимально объективно и безэмоционально, дать возможность руководству разобраться с инцидентом.

О необходимости нового сотрудника

Документ оформляется, когда в одно из структурных подразделений компании требуется новый сотрудник. Тогда руководитель подразделения имеет право подать данный элемент внутренней деловой переписки руководству.

В ней он должен указать объективные причины, по которым данное решение будет объективным и приемлемым.

Записка служебная о найме нового сотрудника: скачать образец.

На сверхурочные работы

Распространенная причина составления таких документов — наличие экстренных ситуаций, в условиях которых потребуется привлекать сотрудников к решению вопроса после окончания рабочего времени.

Служебную записку составляет начальник смены или отдела на имя прямого руководителя. В тексте документа указываются причины просьбы и список тех, кого планируется привлечь к сверхурочным работам.

Привлечение на сверхурочные работы сотрудника: скачать пример.

О создании нового структурного подразделения

Вопрос создания новых структурных подразделений может также решаться с помощью запроса, выраженного с помощью служебной записки. Цели проведения данного действия освещаются в теле документа. Среди них:

• повышение уровня нормирования труда;
• более оперативное решение определенных задач;
• улучшение работы с персоналом и другие причины.

Служебные записки в некоторых ситуациях могут заменять заявления, действуя более «мягко». Чаще всего они используются для внутренних процессов, связанных с организацией производства.

Если компания поддерживает систему электронного документооборота, оформление служебных записок практически ничем не отличается от бумажной версии. Основное различие — носитель информации, передаваемой между структурными подразделениями компании.

-ролик ниже раскрывает некоторые аспекты по работе со служебными записками в электронном виде:

Источник: https://bizakon.ru/kadry/obrazets-sluzhebnoj-zapiski.html

Проверка пожарной безопасности: как подготовиться к проверке офисного помещения

Владимир 30 июля 2016

style=»display:block» data-ad-client=»ca-pub-5367705517370237″ data-ad-slot=»4667332581″

data-ad-format=»auto»>

Доброго времени суток, дорогие посетители, с вами Владимир Раичев. Скажите, пожалуйста, а вы хотели когда-нибудь открыть свой бизнес? А пробовали? Если пробовали, то знаете, какой это трудоемкий процесс. Нужно соответствовать всем известным и не очень нормам законодательства. А уж контроль со стороны разных органов — это отдельная новелла. Одна проверка пожарной безопасности чего стоит.

Но все эти требования созданы были не просто так и инспектор приходит с проверкой не для того, чтобы оштрафовать или получить взятку. На минуточку так, чтобы каждый понимал, если что-то происходит на объекте, инспектор отвечает за это не меньше собственника.

Девять кругов ада при открытии собственного дела

На самом деле это все лирика и чаще всего решающую роль играет человеческий фактор, другими словами, если вас пришел проверять взяточник, то это не значит, что нет порядочных инспекторов. И наоборот. Ну что же, дабы не утомлять вас моими рассуждениями, давайте разберем круги ада, через которые проходит предприниматель, открывая собственное дело.

Разыскать необходимое помещение, которое будет отвечать всем требованиям — это важный пункт из списка необходимого, связанного с организацией собственного бизнеса. Но аренда помещения для размещения офиса, мастерской, склада и прочего является лишь половиной задуманного дела.

Зарегистрировав предприятие, получив регистрационное свидетельство, побывав в управлении статистики, навестив пенсионный фонд вместе с налоговой (этого еще недостаточно, чтобы начать заниматься своим бизнесом), необходимо ни много, ни мало – получить одобрение в виде разрешения от органов пожаробезопасности. Это требуется законом от каждого предприятия, начинающего свою деятельность.

Согласно закону, арендодатель с арендатором обязаны одинаково обеспечивать пожарную безопасность. Заключение договора об аренде помещения должно предусматривать распределение этих обязанностей между сторонами. При аренде помещения копия договора – один из требуемых на подачу документов для получения заветного разрешения.

style=»display:block; text-align:center;» data-ad-layout=»in-article» data-ad-format=»fluid» data-ad-client=»ca-pub-5367705517370237″

data-ad-slot=»6305693799″>

Проверка Госпожнадзора почему-то всегда застает врасплох

Визит представителей пожарной службы практически всегда неожиданный и застает предпринимателей врасплох. На месте выявляется множество несоответствий, представляющих угрозу работающему персоналу и арендуемой площади. Составляется акт, неустранение замечаний которого и серьёзность последних грозит судебными разбирательствами и прекращением предпринимателем своей деятельности.

Чтобы избежать подобных проблем и судебного вмешательства, необходимо на стадии подготовки помещения позаботиться о выполнении всех норм пожарной безопасности, а также разработать сопроводительную документацию.

Что подготовить к проверке пожарной безопасности

Для того, чтобы минимизировать нарушения, в первую очередь необходимо позаботиться о проведении кое-каких и подготовить некоторую документацию, как правило, это основные вопросы, которые задает инспектор при проверке. На сегодняшний день, я выделил 17 пунктов:

1. Зачастую за счет арендодателя в помещении уже установлена общая система защиты от пожара, включающая в себя систему автоматической сигнализации о пожаре, устройства для тушения возникшего пожара, выведения дыма, систему оповещения сотрудников и клиентов о возникновении пожара и другое. На арендатора возложена обязанность содержать это оборудование в исправности и готовности.
2. Должен быть разработан режим работы арендуемого помещения, порядок доступа к нему при возникновении пожара в нерабочее время, четко сформулированы действия работников охраны.
3. Проверке подлежат и подъездные пути к зданию с арендованной площадью, они должны быть свободными и готовы к пропуску пожарных машин.
4. В помещении, кроме парадного, должен быть предусмотрен аварийный выход, на дверях которого необходимо поместить специальный знак эвакуационного выхода. Двери, выводящие из помещения, по нормам должны открываться наружу, чтобы не представлять собой препятствие в случае возникновения паники.
5. Все коридоры, проходы и лестничные площадки не должны быть загромождены, расставленная мебель и оборудование не должны представлять помех для движения. В случае невозможности выполнения вышесказанного, препятствующие объекты расставляют с обеспечением расстояния прохода не менее метра.
6. Отделка помещения изнутри и мебель должны быть с соответствующими сертификатами, которые свидетельствуют о том, что продукты горения не содержат токсичных и ядовитых веществ. Покрытие пола (особенно в кабинетах с установленными компьютерами) должно быть негорючее, это же касается стен и потолков.
7. Отдельно необходимо оборудовать комнату для курения (если в ней есть необходимость), разместить соответствующий знак, разрешающий курение. Требования к ее отделке – негорючие покрытия стен, потолка и полов, отдельная система вентилирования и вывода воздуха. В курилке обязательно нужно предусмотреть негорючую урну, заполнив ее более чем на 1/3 водой, а также ящик с песком (или огнетушитель).
8. Нужно правильно и грамотно с соответствующими обозначениями составить план экстренной эвакуации работников офиса. Его вывешивают обычно в доступном месте на стене при входе на высоте 1 м. 80 см. от пола. Отдельно на видном месте размещают телефонные номера экстренных служб.
9. Все электрические приборы обязаны подключаться к электросети при помощи целых заводских соединений (штепселей и розеток). Использование самодельных удлинителей недопустимо. Электрообогреватели, используемые во время похолоданий, должны быть масляными, со своей электрозащитой и терморегулятором (это касается и кондиционеров) и иметь закрытые нагревательные элементы.
10. Помещение, арендуемое под офис, нужно правильно оборудовать первичными средствами для ликвидации огня. Наиболее эффективными являются огнетушители. Их количество рассчитывается исходя из общей площади офисного помещения: один огнетушитель на 20 кв. м. площади. Огнетушители располагают на стене, подвешивая на высоте не более, чем полтора метра. Баллоны не должны находиться на прямом солнце, должны быть видны с разных ракурсов помещения, информация о сроках годности и маркировочные надписи должны быть хорошо читабельны.
11. Организации, размещаемой в арендуемом помещении и планирующей быть в дружеских отношениях с пожарными, необходимо иметь утвержденную руководителем Инструкцию о принимаемых мерах пожарной безопасности.
12. Также должны быть четко обозначены обязанности руководства касательно гарантии пожарной безопасности и в письменной форме (приказом, служебной запиской) назначены ответственные за соблюдение безопасности работников при пожаре. Это специально обученные люди, которые в дальнейшем будут проводить инструктаж сотрудников.
13. Каждое предприятие обязано иметь специальный журнал для регистрации противопожарных инструктажей сотрудников.
14. Отработка плана эвакуации в экстренных ситуациях фиксируется в журнал отработки с занесением даты проведения и фамилии ответственного.
15. В отдельном журнале можно документировать число и длительность проводимых проверок.
16. Обязательно нужно иметь журнал для учета огнетушителей.
17. Хорошо держать при себе договор на установку и обслуживание сигнализации в арендуемом помещении.

Возможно что-то и ускользнуло от меня, о чем-то я забыл сказать, да и индивидуальность каждой организации, каждого объекта не позволит создать универсальные требования. Словом, друзья, готовьтесь, спрашивайте, чем смогу — помогу.

А на сегодня, пожалуй, пора откланяться, был искренне рад нашей встрече. блога, буду радовать вас не только новостями, но интересными анонсами. Поделитесь статьей с друзьями в социальных сетях — им будет полезно, я уверен. пока-пока.

style=»display:block; text-align:center;» data-ad-layout=»in-article» data-ad-format=»fluid» data-ad-client=»ca-pub-5367705517370237″

data-ad-slot=»6305693799″>

Источник: http://raichev.ru/pojarnaya-bezopasnost/proverka-pozharnoj-bezopasnosti.html